Hablar de presupuestos puede ser un dolor de cabeza, el cual suele intensificarse cuando se trata del manejo de costos del personal de la empresa. No por nada, el cálculo de nómina es uno de los procesos más complejos de controlar en la compañía, ya que de no cuantificar correctamente, se puede originar un serio problema.
La elaboración del presupuesto de nómina anual, que regularmente está en manos del responsable de Recursos Humanos, suele ser un proceso tedioso y que requiere dedicación exclusiva por varias horas.
Pero éste no es el único inconveniente al que se enfrentan los profesionales cuando elaboran un cálculo del presupuesto, a continuación te presentamos cinco señales que indican que en tu empresa se requiere de una herramienta online para desarrollar esta actividad:
1. Excel, ¿el mejor aliado? Ya sea una plantilla o un formato propio, el responsable de esta labor considera a esta herramienta de texto como su gran amiga, ya que los siguientes días será el único programa que tenga frente a sus ojos. Colocar los datos personales de cada empleado, los datos de sus percepciones salariales, sus retenciones y algunos otros importes –sin margen de error–, no es cuestión de segundos.
Pero, ¿por qué sufrir con este procedimiento? Trabajar con un software de planeación de nómina no sólo reduce el tiempo invertido en esta actividad, sino que disminuye por completo las posibilidades de equivocarse. Y es que únicamente basta con capturar datos primordiales, para que la tecnología haga su trabajo e inmediatamente calcule el presupuesto.
2. Exceso de archivos contables. Los imprevistos suceden a lo largo del año, es inevitable que el presupuesto de nómina hecho al inicio, quede intacto cuando cierre el ciclo de labores, por lo que el responsable de la actividad tiene que utilizar una hoja nueva cada vez que surja una liquidación, una nueva contratación o la entrega de algún bono.
La herramienta tecnológica permite realizar un monitoreo controlado, capturando los movimientos en una sola plataforma y comparando los flujos de recursos de los últimos meses, información que será de utilidad a la empresa cuando se trata de analizar los resultados económicos de la misma.
3. Enfrentar crisis. Los inconvenientes surgen y seguramente el encargado del cálculo del presupuesto de nómina está consciente de ello, por eso no pierde oportunidad para considerar posibles escenarios de crisis. Sin embargo, elaborar cada uno de los posibles contextos, eleva considerablemente el tiempo frente a la computadora.
Contrario a un software de planeación de nómina, en el que es posible hacer un comparativo de lo que actualmente destina la empresa en los colaboradores y los diversos escenarios alternos, considerando factores como el incremento de sueldo, el aumento en el índice de rotación o la apertura de una nueva sede, entre otros.
4. Reportes automáticos. El trabajo del profesional no termina cuando concluye el cálculo del presupuesto de nómina. Los líderes requieren monitorear qué tan bien se están cumpliendo los objetivos económicos, por lo que solicitan la presentación de gráficos comparativos.
La tarea es ardua, pero la tecnología la aligera. Tan sólo se indica qué tipo de reporte se desea entregar, cuáles son los puntos a resaltar y listo, se visualiza a detalle cada uno de los movimientos que se han hecho a lo largo de este tiempo.
5. Seguimiento. Ya no más interrupciones a las actividades cotidianas de relevancia. Con el software de planeación de nómina, los encargados conocen en detalle las actividades de los empleados, además de llevar un orden en el presupuesto y solucionar cualquier inconveniente que surja en el instante.
Controlar las diferentes etapas de la elaboración del presupuesto de nómina es un trabajo casi imposible para aquellas empresas que todavía no adoptan una herramienta tecnológica. Hoy día, es viable analizar a profundidad los gastos del personal, lo que a su vez permite predecir y planificar los recursos económicos destinados al funcionamiento de la compañía. Deja que la tecnología te ayude a encontrar el mejor camino para tu empresa.
