El día de pago a los trabajadores por lo general es un día complicado y de mucha actividad para los departamentos de RH, sobre todo cuando el número del personal va en aumento. Se presentan muchas incidencias, en ocasiones las personas que realizan la nómina no están lo suficientemente preparadas para la revisión de cálculos, o simplemente el sistema o herramientas que utilizan son incapaces para responder a la carga operativa.
Además de lo ya mencionado, en el caso de México, para que las empresas puedan afrontar los recientes cambios que se han estado efectuando en las reformas, Forbes (2021) señala que los departamentos de recursos humanos necesitarán de capacitación, asesoramiento legal y fiscal.
Es importante ser receptivo y detectar a tiempo algunas de las señales que le harán saber si su empresa necesita los servicios de la Maquila de Nómina. A continuación, se las presentamos:
No existe un área o departamento dedicado a recursos humanos: Dependiendo del tamaño de la empresa, es común que la persona que se encarga de llevar la contabilidad en la compañía, también se encargue del pago de la nómina. Sin embargo, esta práctica no es recomendable ya que puede generarse una sobrecarga de trabajo y es posible, se presenten errores o bien, se pierde la oportunidad de invertir esfuerzos y tiempo para la mejora en el clima laboral o impulsar de manera correcta la gestión del personal.
El personal encargado del pago de la nómina tiene más responsabilidades: De manera frecuente los RH se encargan de la gestión y administración de la nómina, esto significa una limitación para generar estrategias dirigidas al clima laboral, evaluaciones y más. Lo que representa que su capital humano, productividad y otros factores se mantengan en un panorama plano o en declive, y jamás será a manera de crecimiento para la empresa.
Saturación de trabajo: El tiempo es muy valioso para cualquier negocio o empresa, y los trámites obligatorios requieren gestión de la plantilla. Por lo tanto, no sólo quita tiempo a los colaboradores, sino que trae consecuencias como retrasos en el pago al personal o en otras actividades de suma importancia.
El personal de Recursos Humanos o encargado de la nómina no cuenta con la capacitación adecuada: Esta es una de las banderas rojas más claras y graves de que se necesitan los servicios de maquila. La nómina tiene cierta complejidad y además hay que cumplir con la normatividad, si el personal no esta correctamente capacitado o actualizado se pueden presentar multas o faltas de administración fiscal, que impactarán de manera significativa a la compañía. Por ello, es sumamente recomendable contar con personal especializado en la gestión de nómina para evitar cualquier falta o conflicto.
Uso de hojas de cálculo para procesar la nómina: Al día de hoy, no se puede considerar que Excel u otros métodos de antaño sea la correcta o ideal forma para la gestión de nómina con toda seguridad, ya que en ocasiones se presentan errores en los archivos de cálculo de nómina. En el mercado, ya existen soluciones sumamente accesibles para que la precisión como otros factores, se vean comprometidos y puedan llegar a sanciones a la empresa. Además, las empresas crecen o al menos si buscan el crecimiento propio, la operación tiene que si o si modificarse, sin contar que los cumplimientos legales en cada país cambian constantemente.
¿Qué es la Maquila de Nómina?
También conocida como Payrolling, Procesamiento de Nómina o Administración de Nómina; la Maquila de Nómina es un servicio y/o proceso mediante el cual se puede contar con expertos en el cálculo de la nómina, determinación de impuestos y derivados, para la realización de manera precisa el pago de salarios, cumpliendo con toda la normatividad legal exigida.
Dejar en manos profesionales ciertas actividades de la organización, es una forma de enfocar esfuerzos en áreas clave y aquello que más valor agrega. Puede ser una muy buena estrategia para crecer tu negocio de una manera tranquila, sin preocupaciones y lo más importante, ahorrando tiempo y a largo plazo recursos.
¿Qué beneficios tiene la contratación de Maquila de Nómina?
- Ahorro en costos: Al contar con profesionales especializados, la empresa ya no tiene que preocuparse por capacitaciones al personal en la materia y asuntos fiscales.
- Se evitan multas y recargos: Siempre estas actualizado con el pago y requerimientos de los impuestos y cuotas obligatorias del IMSS, ISSSTE e INFONAVIT.
- Efectividad en el departamento de recursos humanos: Al despejarse de trabajos administrativos y otras responsabilidades, el área de RH puede enfocarse en la creación y desarrollo de estrategias para impulsar el corazón de la empresa: su capital humano.
- Confianza y seguridad en cálculos: Las empresas que contratan el servicio de maquila de nómina tienen la tranquilidad de la precisión de sus cálculos y pagos, así como de la seguridad de datos confidenciales.
- Transparencia y acceso a la información: Te despreocupas de la carga operativa, sin dejar de tener disponibilidad de toda la información y datos claves.
Conclusión:
La nómina y todo lo relacionado a ella es estratégico y esencial, puesto que integra lo más valioso de nuestra empresa: el capital humano. A mediano y largo plazo, la mejor opción para cualquier negocio es una solución que permita ahorrar en diferentes aspectos sin tener la preocupación por el pago a su personal, las obligaciones obrero-patronales, posibles multas y más.
Con la llegada de cambios e incertidumbre que hemos vivido recientemente, todos nos hemos dado cuenta que tenemos que ser más conscientes y, estar siempre preparados para cualquier escenario. Por ello, People-Cloud ofrece soluciones como la maquila de nómina, ayudándote a enfocarte en las actividades que desempeñas y a comprobar que, si es posible obtener procesos integrales y personalizados, de acuerdo a las necesidades de tu empresa y a la par, optimizar recursos financieros y de capital humano.
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