Toda empresa, sin importar el giro en el cual se desempeñe, tiene como fin último el aumento de las utilidades, para lo cual, se vuelve inminente el crecimiento de la organización a medida que las operaciones de la misma se hacen más robustas. Sin embargo, no podemos olvidar que, junto con este crecimiento, también llegan nuevas responsabilidades y obligaciones que deben de ser cubiertas en tiempo y forma. Como profesionales de los Recursos Humanos, sabemos que para una empresa no existe responsabilidad mayor que el correcto manejo de la nómina.
En años recientes, una práctica que se ha hecho muy común es la maquila de la nómina, que no es otra cosa que delegar esta función en una empresa externa que está 100% especializada en este fin. Al hacerlo, el personal interno logra reducir significativamente el tiempo empleado en esta labor, logrando con esto tener más horas de trabajo dedicadas a funciones estratégicas para la empresa.
En People Cloud tenemos el compromiso de ofrecer las mejores herramientas y los mejores contenidos para todo el personal de Recursos Humanos, y por eso, en este artículo analizaremos qué tan conveniente es el contratar este servicio externo.
No confundas la maquila de nómina con el outsourcing
Lo primero que debemos de hacer, es responder una de las preguntas más comunes que surgen al respecto. Contratar un servicio de maquila de nómina NO es lo mismo que contratar un servicio de administración de nómina, el cual también es conocido como outsourcing. Estas son las principales diferencias:
Al contratar un servicio de maquila de nómina, los empleados dependen directamente de la empresa para la cual laboran. Para dejarlo en claro, vamos a hacerlo con un ejemplo.
Supongamos que la empresa “Servicios Musicales SA de CV” decide contratar un servicio de maquila de nómina con “People Cloud”. En este caso, “Servicios Musicales SA de CV” sería el patrón directo de todos los trabajadores y por lo mismo, el responsable de pagar sueldos, salarios y prestaciones, así como de otorgar seguridad social. Mientras tanto, “People Cloud” será quien realizará los cálculos de nómina, así como la gestión de la misma, el cálculo de impuestos y retenciones. De igual modo, “People Cloud” no será responsable solidario para con los empleados, pero si tendrá responsabilidad para “Servicios Musicales SA de CV” en caso de un error en los cálculos o una gestión errónea en los pagos. Finalmente, “People Cloud” cobrará una cantidad mensual a “Servicios Musicales SA de CV” por los servicios brindados.
Los servicios de administración de nómina o “outsourcing” eran aquellos en los que una empresa contrata a otra para que esta fungiera como patrón directo de los colaboradores. De este modo, toda la carga administrativa y fiscal recaía en la empresa contratada, librando así a la empresa contratante de cualquier responsabilidad para los colaboradores. A partir de 2021 se realizaron cambios en la legislación con los cuales, esta práctica de contratación quedó prohibida en México.
Ahora que ya sabemos a grandes rasgos qué es la maquila de nómina, es momento de hablar de sus principales características.
Cualquier empresa que ofrezca este servicio, debe de tener la capacidad de brindar beneficios integrales. Dicho de otra forma, maquilar la nómina de un tercero no es sólo calcular sueldos, salarios e impuestos; se debe resolver por completo las necesidades de la empresa, para que esta pueda delegar al 100% esta función y su única preocupación al respecto sea realizar un pago mensual a su proveedor.
El prestador del servicio debe de ofrecer un portal para los empleados, en el cuál estos puedan revisar toda su información.
Debe de incluir expedientes de los empleados, así como sus flujos de trabajo y reportes de sus actividades.
Debe de contemplar un administrador de asistencias, así como las solicitudes de vacaciones y permisos. De igual modo, debe resolver cualquier incidencia relacionada con finiquitos y liquidaciones.
El aguinaldo, el reparto de utilidades (PTU) y demás prestaciones adicionales como cajas y/o fondos de ahorro también deberán de ser contempladas, así como bonos y comisiones cuando estos apliquen.
Previo al pago de la nómina, el prestador del servicio deberá de enviar un archivo para que este pueda ser revisado y aprobado por el contratante. Posteriormente, se deberán de entregar todos los recibos estándar de nómina tanto en formato pdf como en xml.
Dependiendo del banco en el cuál cada colaborador cobre su nómina, el prestador del servicio debe de generar el layout de pago correspondiente. Además, deberá de contar con un servicio de dispersión por medio de STPS.
Podrá resultar una obviedad, pero el prestador del servicio deberá de garantizar que la información que se declara por concepto de prestaciones y obligaciones patronales es la correcta.
Es necesario también que el prestador del servicio tenga la capacidad operativa de generar cualquier tipo de reporte que el contratante requiera. Por citar algunos ejemplos, los reportes pueden ser por centro de trabajo, por trabajador, por concepto o simplemente, un reporte maestro de empleados.
Si el patrón decide otorgar beneficios como lo son los vales de despensa, de gasolina, de alimentos o cualquier otro, el prestador del servicio deberá de tener la capacidad de operarlos de igual manera.
El prestador del servicio deberá de calcular el impuesto anual del ISR por cada trabajador, esto de conformidad con lo que dicte la Ley vigente.
Finalmente, es obligación del prestador del servicio mantenerse actualizado ante cualquier reforma legal que exista para que pueda informar de esto al contratante y así, se evite cualquier error o inconsistencia.
La repuesta corta es un categórico “si”.
Ahora, profundizando un poco más en esta respuesta, contratar un servicio de maquila de nómina traerá grandes beneficios para tu empresa sí y sólo si tu proveedor tiene la capacidad real de solucionar el problema. Es cierto que, como empresa, al contratar este servicio tendrás un nuevo gasto fijo, sin embargo, el retorno de esta inversión puede ser incuantificable.
Por un lado, tendrás a un equipo de expertos trabajando para ti en una de las labores más especializadas y trascendentales de tu operación.
Además, tendrás certeza y la tranquilidad de saber que estás cumpliendo con tus obligaciones patronales de forma cabal, evitando así cualquier riesgo de incumplimientos que pudieran generar malestar entre el equipo y multas o penalizaciones con los organismos competentes.
Y finalmente, el beneficio más evidente, es que podrás reducir significativamente la carga de trabajo para tu personal de recursos humanos, permitiéndoles así que dediquen su tiempo a labores que tengan un impacto directo en la operación y en el negocio.
Contratar un servicio de maquila de nómina es una de las mejores decisiones que tu empresa podrá tomar, sin embargo, no es una decisión que se pueda tomar a la ligera. Para que vivas una buena experiencia, es indispensable que contrates a una empresa consolidada, que realmente cuente con personal capacitado y especializado y, sobre todo, que tenga la capacidad operativa de ofrecerte una solución integral.