Generalmente, cuando hablamos del trabajo en un área de RR.HH. solemos olvidar (quizá a propósito) tomar en consideración el aspecto contable. Los líderes de los departamentos de RR.HH. intentan evitar los aspectos relacionados con elaboración de presupuesto, dejándoselo a expertos en el área numérica o de finanzas. Es importante que un profesional capacitado gestione de manera efectiva un presupuesto.
El presupuesto de nómina inicial
Se realiza cuando buscamos definir en qué tipo de organización estamos trabajando y se desglosan los recursos que se necesitan para comprender el proyecto en cuestión. Incluyen: gastos de inicio, gastos de gestión, colaboradores, equipos necesarios y gastos operativos. El presupuesto de nómina inicial será fundamental una vez creada la organización.
¿Cómo se realiza de manera efectiva un presupuesto de RR. HH. general luego de haber realizado el presupuesto inicial?
Se realiza recopilando información, ya sea obtenida a través de un presupuesto incremental (antiguo que se va renovando constantemente), o un presupuesto absolutamente nuevo. Dentro de ellos se debe obtener información relativa a:
a) Costos reales incurridos en el año en curso
b) Programas y prestaciones nuevos planificados
c) Cambios en las políticas, leyes, estrategias empresariales y reglamentos que de alguna manera puedan influir en los costos
d) Número de miembros del personal proyectados para el año venidero
e) Tasa de rotación proyectada
f) Ingresos de Recursos Humanos
g) Aumento o proyecciones de los costos de las prestaciones
Es importante que cuando se conozcan las proyecciones anuales, se realice un esfuerzo para repartir los costos durante todo el año (mensual, bimestral o trimestral). De esta forma se podrá realizar un flujo de caja del departamento de RR.HH. cada mes. Este mecanismo también ayuda a realizar cambios cuando sea necesario, si es que las condiciones o las prestaciones que solicitamos cambian.
¿Cuáles son los retos en el presupuesto del departamento de Recursos Humanos?
Fluctuaciones en los costos basadas en la contratación de personal: Despidos, contrataciones, reducción de personal, etc. Todos estos factores pueden causar una mayor o menor utilización de recursos.
Gastos inesperados: Pueden aparecer en cualquier minuto sin tenerlos presupuestados ni tener asignados fondos específicos para superarlos. Las épocas de crisis o problemáticas de mercado pueden hacer que se tomen decisiones inesperadas, llegando a cambiar nuestro presupuesto. Es por ello que crear un fondo de emergencia o gastos mixtos para estar preparados ante cualquier eventualidad es un efectivo mecanismo.
No debemos olvidar tomar en consideración todos los aspectos propios del área de RR.HH. al momento de realizar un presupuesto. En él debemos incluir elementos relativos a:
-Selección y colocación de personal
-Capacitación
-Desarrollo organizacional
-Gestión del talento
-Remuneraciones
-Beneficios
-Relaciones sindicales
No podemos finalizar esta aproximación a la gestión de presupuesto sin expresar la importancia del manejo financiero en RR.HH. No solamente pensando en que los directivos del área cuenten con cierto control y manejo de los costos de manera anual, sino también porque es a través de este mecanismo que se puede mostrar de manera certera la transparencia del administración del área.
Las actividades de la administración de RR.HH. deben basarse en una planeación estratégica que incluya un plan financiero como uno de sus ejes principales. De esta manera, el proceso de gestión del capital de los RR.HH. se basará en los mismos y después se actuará conforme a ellos. Sea un presupuesto de nómina general o inicial no deben de mantenerse alejados del quehacer diario para lograr las metas establecidas por el departamento de RR.HH.
