Muchas veces, el papeleo nos puede parecer intrascendente, cuando en realidad, es de vital importancia para poder estar respaldados. De entre esos documentos, uno de los que más relevancia tienen son los recibos de nómina. En principio, estos recibos contienen la información personal de los empleados, así como los datos de la empresa que funge como contratante, además de los ingresos netos y totales recibidos a lo largo del mes o la quincena pasada. Una de las razones por las que quizá no se les da la importancia debida es que esta información es conocida de antemano por todos los involucrados, sin embargo, la importancia de este documento va mucho más allá.
Vamos a dejar de lado de momento la función informativa de los recibos de nómina. Tanto para el trabajador como para el patrón, es fundamental que las personas encargadas de la gestión de la nómina tengan esta documentación en orden y con la información correcta. Para ello, en People Cloud contamos con una gran cantidad de herramientas alojadas en la nube tanto para que profesionales de los Recursos Humanos puedan generar estos recibos de nómina y lleven una buena gestión de la misma, como para el trabajador pueda conocer lo que su recibo debe de contener.
¿Qué son los recibos de nómina?
El recibo de nómina es un documento en el que se hace constar la cantidad de dinero pagada a un determinado trabajador, junto con todas sus deducciones de impuestos, descuentos, primas adicionales y otras remuneraciones que puedan haber dependiendo de la empresa y el puesto desempeñado. Por otro lado, también el tiempo de entrega depende de la organización, pues hay algunas en las que el pago es quincenal y, por ende, la entrega del recibo de nómina es igual. Si el pago del sueldo es mensual se dará un recibo al mes y así respectivamente.
Cabe resaltar que, además de esta parte del pago bruto y neto del salario, debe incluir todos los datos del trabajador y del empleador. Si bien es una labor complicada, antes lo era aún más. En nuestro país se llenaban a mano hace apenas algunas décadas. Posteriormente, y gracias a los avances tecnológicos de la época, se comenzaron a llenar mediante máquinas de escribir y se dio de manera paulatina la implementación de las computadoras para este tipo de labores.
En la actualidad, de acuerdo al portal OCC Mundial, es un documento que se utiliza en todo el mundo, por lo que contar con un software como el que ofrecemos en People-Cloud, que te permita calcular por sí mismo la cantidad total a pagar al trabajador, que automatice el llenado de la información y que te incluya los sellos digitales se ha convertido en una prioridad.
¿Qué información debe de incluir?
La información que debe tener un recibo de nómina para que tenga validez, pero sobre todo utilidad, tanto para el trabajador, como para el empleador en su gestión de nómina, es muy importante, pero también muy extensa, aunque son datos que toda organización debe de tener sobre sus empleados y viceversa. Un buen recibo de nómina deberá contar con los siguientes elementos:
- Periodo de liquidación: Este se refiere a la cantidad de días por la cual se está haciendo el pago. Es decir, puede ser por una semana, una quincena o un mes, como se planteaba con anterioridad.
- Tipo de régimen: Se refiere a la manera en la que la organización para la cual laboras está dada de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Departamento: Esto se refiere al área de la empresa a la que perteneces.
- Banco: Si bien parecería algo intrascendente, incluso para los organismos públicos, el añadir a qué banco se deposita tu sueldo es un dato importante y necesario para el recibo de nómina.
- Tipo de jornada: En este apartado se debe de especificar el turno en el que asistes a trabajar, es decir si es matutino, vespertino o mixto.
- Aportaciones: Esta información se refiere a los impuestos que son pagados tanto por la organización como por los empleados.
- Riesgo del puesto: La peligrosidad a la que te expones en tus labores diarias también debe de estar en el recibo de nómina. Este grado de riesgo es de acuerdo a lo establecido por la Ley Federal del Trabajo (LFT).
- Incapacidades: En caso de haberte ausentado por incapacidad, debe de quedar estipulado en el documento para que así quede en claro el concepto por el cual se te está realizando el pago, aún sin haber asistido a laborar.
- Horas extra: En caso de que se te paguen horas extra de trabajo también deben de especificarse en el recibo de nómina, pues al final de cuentas es un ingreso que debe de declararse.
- Salario base cotización: Es el promedio de lo que ganas día a día y en el cual se basan las prestaciones de ley, así como también el Seguro Social para determinar tus aportaciones.
- Salario diario: Son las percepciones económicas por jornada diaria que se reciben.
- Salario diario integrado: Se refiere a la suma de las percepciones económicas recibidas y a las prestaciones, ya sean de ley o superiores.
- Percepciones: Este concepto se refiere al total de dinero que recibirás al final de la semana, quincena o mes. Se compone de todos los conceptos anteriores, es decir, el sueldo, prestaciones, bonos, horas extras, entre otras cuestiones que puedan llegar a generarte ingresos en tu trabajo.
- Deducciones: Contrario a las percepciones, las deducciones son las cantidades de dinero que se te descuentan de tu pago, que pueden ser para cubrir impuestos, seguro social, algún préstamo con la misma empresa o con alguna organización pública, entre otros motivos.
Por su parte, hay algunos otros conceptos que no requieren de mucha explicación pues es información básica, tanto de la empresa, como tuya:
- Nombre legal de la empresa.
- Domicilio fiscal.
- Nombre del trabajador.
- Registro patronal.
- Número de empleado.
- CURP (Clave Única de Registro Poblacional).
- Número de seguridad social.
- CLABE interbancaria a la cual se realizará el pago correspondiente.
¿Cuál es su importancia y sus funciones?
Ahora que ya se conoce toda la información que debe contener un recibo de nómina, podemos tener una idea más clara de las funciones que este puede desempeñar, sin embargo, aquí te mostramos las principales que dejan en manifiesto la importancia de este documento.
Conocimiento pleno de las percepciones
Seguramente te ha pasado que, al llegar al final de la semana, quincena, o mes, esperabas recibir más dinero de lo que se te deposito o recibiste más de lo que esperabas y no sabes la razón. Pues es en estos casos en donde entra en juego el recibo de nómina, ya que como pudimos revisar con anterioridad, en este podrás verificar el desglose de tus ingresos y deducciones que dan como resultado los ingresos del periodo determinado.
Desglose total de las prestaciones
Por otro lado, algo que también es muy importante que tengas muy presente son las prestaciones que se te brindan en tu empresa y si en efecto estas se están ejecutando de buena manera. Entre ellas debe de quedar claro que tanto tú, como tu patrón aportaron al seguro social para que estés protegido, recibir lo correspondiente a tu aguinaldo los fines de año, que en tus vacaciones se te pague conforme a la ley, además de la prima vacacional estipulada, entre otras prestaciones adicionales que te pueda brindar la organización para la que laboras.
Comprobante de ingresos mensuales
Por su parte, este recibo, más allá de ser un documento informativo para los empleados, puede llegar a ser útil en diversos trámites en donde se requiera comprobar los ingresos mensuales que recibes. Principalmente puede servir para la declaración anual de impuestos ante el SAT, sin embargo, puede ser útil también si eres estudiante, para aplicar en alguna beca o para tramitar algún crédito automotriz o hipotecario. También te serán de utilidad en caso de que quieras obtener una tarjeta de crédito o un crédito personal.
Aclaraciones
Esta función es muy importante, pues no solo le será útil a los empleados, sino que también a la organización, por ello la importancia de llevar una buena gestión. En primera instancia, en caso de cualquier disputa (no necesariamente con la empresa) los trabajadores podrán comprobar que el pago de sus impuestos y aportaciones se lleva a cabo conforme a la ley. Caso similar al del empleador, que con el recibo de nómina tendrá el comprobante de que a sus trabajadores se les ha pagado conforme a la ley, a su contrato y haciendo los pagos de impuestos correspondientes.
Conclusión
A pesar de que muchas veces no se le da importancia adecuada, se puede constatar que los recibos de nómina tienen una utilidad y valor muy grande, tanto para los colaboradores, como para la empresa, pues pueden ser requeridos en situaciones de la vida cotidiana e incluso sacar de un problema legal a cualquiera de las dos partes.
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