Sin duda, uno de los departamentos de la empresa con mayor disposición a la adopción de herramientas tecnológicas es el de Recursos Humanos. Los profesionales encargados de esta área están siempre en busca de innovaciones informáticas que faciliten el desarrollo de todas sus actividades laborales.
Sin embargo, algunos todavía no permiten que la tecnología se involucre al 100%. Por ejemplo, una de las actividades de las que no logran desprenderse y continúan desarrollándola con métodos manuales es la elaboración del presupuesto de nómina. Al ser una de las funciones más complejas del departamento y que requiere mayor atención, muchas personas optan por métodos tradicionales, como excel.
Te dejamos una lista de las ventajas de contratar un software que te ayude a elaborar y calcular el presupuesto de nómina:
1. Seguridad. Utilizar un software para elaborar el presupuesto de nómina no es sinónimo de inseguridad, sino todo lo contrario: las empresas que ofrecen este servicio protegen adecuadamente la información de la compañía. Aunque esto no significa que deban olvidarse de aplicar medidas de seguridad básicas, como establecer niveles de acceso a la información, no compartir datos valiosos con externos y cuidar las contraseñas.
2. Adiós a los errores. Después de pasar mucho tiempo frente a la computadora, transcribiendo información sobre los empleados, para elaborar un presupuesto de nómina, los responsables del área de RH elevan considerablemente la posibilidad de cometer un error, situación que podría generar graves consecuencias, ya que un número mal colocado significa un mal manejo del dinero de la compañía.
Así, la ventaja del cálculo de presupuesto de nómina es que solo basta con ingresar datos primordiales, como el nombre de los trabajadores, sus ingresos, bonos, prestaciones y algunas otras recompensas o reducciones, para que la herramienta tecnológica haga su trabajo y elabore el presupuesto de nómina. Posteriormente, una actualización arreglará cualquier inconveniente.
3. Menos tiempo. Si últimamente, el profesional de RH no está concentrado en la generación de nuevas estrategias que desarrollen el talento humano, seguramente es que ocupa su tiempo en actividades no penetradas por la tecnología, como el cálculo de nómina. Es por esto que contar con un software especializado no sólo reduce el tiempo invertido en la elaboración del presupuesto, sino que el encargado de esta actividad podrá ocupar ese tiempo para enfocarse en satisfacer las necesidades de la compañía.
4. Todo en un solo lugar. La dinámica de generar un archivo por cada actividad a la hora de elaborar un presupuesto ha quedado atrás. El cálculo del presupuesto de nómina permite al encargado administrar todo lo referente a los trabajadores de la empresa desde una sola plataforma: salario, bonificaciones, recompensas, disminuciones, etc. El responsable de la actividad solamente tendrá que ubicar al empleado y después tendrá un informe detallado de su compensación.
5. No más reportes. Si el encargado de RH tiene que cumplir con un reporte mensual de seguimiento de actividades de la nómina, ya no tendrá que preocuparse. La tecnología ofrece la posibilidad de generar gráficas e informes con lo más relevante de la empresa, lo que permite dar seguimiento a todas las actividades y, así, solucionar cualquier inconveniente presentado.
6. Disponibilidad. Está claro que el cálculo de nómina no es sencillo, los profesionales que trabajan en esta tarea y que no cuentan con una herramienta tecnológica, terminan esclavizándose a la oficina para terminar la actividad. Sin embargo, otra ventaja importante que ofrece el calcular tus presupuestos de nómina es la disponibilidad, ya que a cualquier hora y en cualquier lugar, el encargado puede manipular la información; basta con tener un equipo móvil para acceder a los datos de la empresa.
El software de PeopleCloud, además de ofrecer todas y cada una de las ventajas antes mencionadas, facilita el trabajo en equipo, ya que permite elaborar presupuestos de nómina con cada uno de los responsables de las áreas de la compañía. Lo que además de dejar clara la información de cada uno de los participantes, involucra a los mandos medios a una de las actividades con mayor relevancia en la compañía.
Asimismo, da una visión amplia del mercado, ya que pone en la mesa la opción de diversos escenarios para la empresa, como una posible crisis, información que ayuda a los profesionales a generar planes de contingencia para salir a flote cuando haya una situación de esa magnitud.
De igual manera, el programa de nómina captura movimientos detallados del personal, como altas, bajas, transferencias, promociones, bonos, sanciones, entre otras cosas. Sin olvidar los movimientos, como los nuevos puestos, los cambios de área, etcétera.
¿Por qué negarse a la tecnología cuando está ofrece herramientas que facilitan el cálculo de nómina? El profesional tiene que abrirse a nuevas posibilidades que no solo reduzcan su tiempo de trabajo en el tema, sino que le permitirán concentrarse en lo que realmente importa: la gente.