A nivel mundial, la tercerización es una tendencia cada vez más generalizada entre las grandes organizaciones. Esta consiste básicamente en la contratación de una empresa o proveedor externo para que pueda realizar algunas tareas o servicios que antes eran ejecutados por el personal interno de la organización.
El éxito de la tercerización radica básicamente en que nos permite tener lo mejor de dos mundos.
Por un lado, nos garantiza que la labor tercerizada será realizada con la más alta calidad posible ya que, por lo general, las empresas que se contratan para este fin son especialistas en esa labor en particular.
Por otro lado, al tercerizar ciertas actividades que pueden ser rutinarias o incluso mecánicas, nuestro personal reducirá el tiempo dedicado a ellas, permitiéndoles así enfocar su tiempo laboral en actividades esenciales para la organización.
Dentro del mundo de los Recursos Humanos, son varias las actividades que pueden ser subcontratadas, y la maquila de la nómina es quizá la que encabeza este listado
¿Qué es la maquila de nómina?
Podemos definir este concepto diciendo que consiste en contratar a personal externo y altamente especializado para que se encargue de calcular la nómina de nuestra organización, incluyendo los salarios y las obligaciones fiscales que se derivan de ellos.
Dicho de otra forma, hablamos de tercerizar la gestión y los pagos de los salarios de nuestros colaboradores a una empresa especializada en dicha labor. Esta empresa externa se encargará de estar al tanto de cualquier cambio o actualización legal, así como de la elaboración de los recibos de nómina, el pago puntual a los empleados y la realización de cualquier trámite necesario para evitar incumplimientos fiscales o legales.
Al contratar un servicio de maquila de nómina, podremos disfrutar de muchos beneficios. Hablaremos de los siete principales a continuación:
Minimiza errores y aumenta la certeza
Un error al realizar la nómina puede generarle a la organización graves consecuencias, mismas que van desde temas fiscales hasta una potencial demanda en los casos más extremos. Y no podemos dejar de lado la incomodidad que una falla pudiera generar en el o los colaboradores afectados.
Con un proveedor de confianza, con amplia experiencia en la materia, lograremos tener una garantía de precisión, mitigando al máximo los riesgos y asegurándonos una eficiente gestión en la maquila de nuestra nómina.
Evita retardos y multas
Cómo profesionales de los Recursos Humanos, son muchos los detalles en los que tenemos que estar enfocados. Al tercerizar el servicio de maquila de nómina, tendremos como principal beneficio un alto grado de especialización, mitigando así la posibilidad de incurrir en retrasos o multas en el pago de los salarios. Recordemos que, para toda empresa, no existe obligación más importante que pagar la nómina de nuestros colaboradores en tiempo y forma.
Por otro lado, un proveedor externo también nos podrá asegurar el más alto grado de actualización en temas legales y fiscales, por lo que así podremos evitar la posibilidad de incurrir en multas o sanciones.
Reduce los costos
Gestionar la nómina de forma interna nos genera como organización una serie considerable de costos directos e indirectos. Por un lado, nos obliga a contar con personal que se encargue de la realización de esta función, lo cual, más allá de los salarios, implica también el cubrir pagos adicionales como la formación continua, la actualización y el mantenimiento de la documentación necesaria, esto sin mencionar los recursos tecnológicos y las licencias de softwares que serán utilizadas para esta función.
Al contratar un servicio de maquila de nómina, no tendremos que preocuparnos por todo lo anterior y sólo realizaremos un pago único por la prestación de este servicio. A la larga, los ahorros que lograremos son sumamente considerables.
Optimiza tus operaciones: La automatización es la tendencia
Si hablamos de tendencias en el mundo empresarial, la automatización es quizá la que encabeza la lista. Contratando un servicio externo de maquila de nómina lograremos mejorar la eficiencia en este proceso, pues una empresa experta y 100% especializada será la encargada de realizarla. Así, nuestro personal de recursos humanos podrá reducir su carga de trabajo, lo que le permitirá enfocar sus esfuerzos en funciones que sean claves para la productividad de la organización. Además, los proveedores externos, al dar servicio a múltiples empresas, cuentan con la tecnología más avanzada en la materia, lo que les permite reducir los errores al mínimo y entregar los resultados deseados en tiempo y forma.
Flexibilidad, escalabilidad y adaptabilidad del proceso
Las necesidades de una organización se pueden ver alteradas de un día a otro. La llegada de un nuevo cliente, los cambios en el presupuesto o simplemente un proceso de reingeniería interna nos pueden llevar a la necesidad incrementar o reducir el número de empleados. Ante esto, al contratar un servicio de maquila de nómina debemos de asegurarnos que este sea flexible y que la empresa en cuestión cuente con la capacidad de adaptarse de forma rápida a cambios en el tamaño de la plantilla o en las leyes fiscales vigentes. Dicho de otra forma, al tercerizar la maquila de nómina, lo que buscamos es que este tema deje de ser una preocupación constante y que pase lo que pase al interior de nuestra empresa, podamos tener la certeza de que nuestro proveedor resolverá al 100% el tema de la nómina.
Mayor tranquilidad para tu personal
Cualquier empleado de una organización quiere sentirse 100% seguro que recibirá su pago completo en la fecha pactada. Al momento de tercerizar el servicio de maquila de nómina, le estamos enviando un mensaje claro y contundente a toda la plantilla: Como empresa, sabemos que el pago de la nómina es nuestra prioridad #1, y por eso, estamos contratando a una empresa especializada y con mucha experiencia en la materia, para que no existan errores y todo se realice de la mejor manera.
Seguridad y confidencialidad
Al contratar una empresa especializada en maquila de nómina (como es el caso de People Cloud), sabemos que esta contará con políticas y prácticas bien definidas que garanticen la protección de los datos sensibles de nuestra plantilla de trabajo. Todos los procesos internos deberán de ser monitoreados y auditados de forma continua para que se pueda garantizar la seguridad de la información de forma absoluta.
Conclusión
El nombre del juego es especialización. Contratar un servicio externo de maquila de nómina es una de las mejores prácticas que podemos realizar los especialistas en recursos humanos, ya que estaremos obteniendo lo mejor de dos mundos: Por un lado, tendremos la certeza de que el trabajo se realizará de la mejor forma posible y por otro, nuestro personal no deberá destinar tiempo adicional a esta labor, permitiendo así un mayor grado de productividad y enfoque.
Es muy importante que antes de firmar un contrato, nos demos a la tarea de revisar a detalle que la empresa que estamos contratando sea 100% profesional. También debemos de asegurarnos que se cuente con un programa de protección de la información y que se nos garantice por escrito la forma en la que se realizará el trabajo. Si todo lo anterior nos convence, tercerizar la maquila de nómina es una de las mejores decisiones que podremos tomar.
