En la actualidad, el mundo empresarial es un entorno sumamente competido en el que los pequeños detalles pueden ser la diferencia entre alcanzar el éxito o quedarse en el camino. Las empresas deben de mover sus piezas de modo que logren optimizar sus recursos a tal grado que la eficiencia y la eficacia alcance los mayores niveles posibles.
Hablando específicamente del mundo de los recursos humanos, uno de los más grandes desafíos es la gestión de la fuerza laboral, y dentro de esta, sobresale la administración de la nómina, ya que implica una serie de retos como la realización de cálculos precisos, el cumplimiento y la actualización de las normas vigentes y por supuesto, la correcta gestión de los recursos disponibles. Dado el nivel de especialización requerido, cada vez son más las organizaciones que se decantan por tercerizar este proceso, mediante la contratación de un servicio de maquila de nómina.
En PeopleCloud contamos con uno de los softwares más completos de la industria en cuanto a tercerización de la nómina se refiere. Podremos darte un servicio de la más alta calidad, reduciendo al mínimo los errores y asegurándote que todos y cada uno de tus empleados recibirán su pago en tiempo y forma. Te invitamos a solicitar tu visita demo para que conozcas los alcances de nuestra plataforma.
¿Qué es la maquila de nómina?
Si bien ya hemos hablado de este concepto en artículos anteriores, no está de más recordar la definición. La maquila de nómina es un servicio que puede ser contratado por cualquier empresa, en el que un tercero especializado será el encargado de gestionar todo lo relacionado con el cálculo, el pago y la administración de la nómina. Si bien, la empresa contratante seguirá siendo el patrón legal de los empleados, todos los cálculos necesarios, así como el pago de los salarios será gestionado por la empresa contratada.
Ahora, antes de decidir contratar un servicio de maquila de nómina, o bien, de optar por la autogestión de nómina, es importante que conozcamos los pros y contras de tercerizar este servicio. Recordemos siempre que, entre más información tengamos a la mano, más informada será cualquier decisión que tomemos.
¿Cuáles son los pros de la maquila de nómina?
La maquila de nómina es una tendencia cada vez más generalizada dentro del mundo empresarial. Si mes con mes, son más las organizaciones que deciden contratar de forma externa estos servicios, sin duda podemos concluir que son muchas las ventajas de hacerlo. A continuación, hablaremos de algunas de las importantes:
Reducción de costos: Externalizar la nómina generalmente resulta en ahorros significativos para una empresa. Siempre será más económico contratar los servicios de una empresa especializada que incluir en la nómina el sueldo de personal interno dedicado específicamente a este fin. Además, para gestionar la nómina de forma interna, también es necesario invertir en sistemas y software especializado, así como en capacitación y actualización constante del personal a cargo.
Experiencia y conocimientos especializados: Un proveedor de servicios de maquila de nómina es un especialista en su campo, y como tal, posee conocimientos profundos y actualizados de las leyes laborales y fiscales vigentes. Con esto, podremos estar 100% seguros de que nuestra nómina será calculada y procesada de forma correcta, evitando cualquier contratiempo que pueda generarnos una sanción, una multa, o simplemente un daño reputacional y la molestia de alguno de nuestros empleados.
Ahorro de tiempo y recursos: Cada que logremos tercerizar algún proceso, especialmente aquellos que resultan rutinarios y 100% calendarizables, estaremos permitiendo a nuestro personal enfocarse de mejor manera en actividades estratégicas y prioritarias para el verdadero negocio principal. Si logramos quitarle esta carga a nuestro equipo de trabajo, estaremos contribuyendo en mejorar la productividad y la eficiencia en general al interior de la empresa.
Actualización tecnológica: Este punto va muy de la mano con lo que mencionamos respecto a la necesidad de experiencia y conocimientos especializados. Los proveedores de servicios de maquila de nómina deben de contar con los recursos tecnológicos más avanzados y modernos disponibles en el mercado para así, poder ofrecer a sus clientes un trabajo de la más alta calidad. Al final, lo que ofrecen son sus conocimientos, y estos, deberán de conjugarse con tecnología de vanguardia.
Dicho de otro modo, las empresas contratantes podrán disfrutar de lo último en tecnología aplicada a los Recursos Humanos, sin tener que desembolsar grandes sumas de dinero.
También existen contras sobre el servicio de maquila de nómina. ¿Sabemos cuáles son?
Como en cualquier decisión de negocios que tomemos, la evaluación debemos de realizarla de la forma más objetiva posible. En este caso concreto, si bien la maquila de nómina nos resuelve innumerables complicaciones, también es cierto que podremos toparnos con algunos detalles que podrían resultar contraproducentes.
Pérdida de control: Especialmente en el largo plazo, al tercerizar los servicios de nómina, la empresa contratante podría experimentar una pérdida de control sobre el proceso y en especial, sobre los datos involucrados en el mismo. Esto puede generar preocupaciones en cuanto a la confidencialidad y seguridad de la información sensible de los empleados. Si bien es cierto que con un seguimiento adecuado este riesgo puede ser mitigado, la realidad es que siempre estará presente en mayor o menor medida.
Dependencia externa: Más que un contra, esto puede ser considerado como un error interno a la hora de contratar un servicio de maquila de nómina. El objetivo es reducir la carga de trabajo, no olvidarnos al 100% de una de las funciones primordiales de cualquier departamento de recursos humanos. Si en algún punto de la relación comercial, la empresa contratante se vuelve dependiente del proveedor, entonces estará incurriendo en un riesgo demasiado alto. Imaginemos que, por alguna razón, el proveedor enfrente problemas operativos o de calidad; ante este escenario, los profesionales de RH deberemos de contar con los conocimientos necesarios para retomar la gestión de nuestra nómina de forma inmediata.
Comunicación y coordinación: De igual modo, esto puede ser más un riesgo que un contra. La comunicación efectiva y constante deberá de ser una prioridad durante toda la duración de la tercerización. La empresa debe establecer canales claros de comunicación y mantener una estrecha colaboración con el proveedor para garantizar que se cumplan los requisitos y plazos establecidos.
Conclusión
En resumen, la maquila de nómina ofrece una serie de beneficios potenciales, como la reducción de costos, la experiencia especializada y el ahorro de tiempo y recursos.
Antes de decidir tercerizar la nómina, es importante que las empresas evalúen cuidadosamente sus necesidades, analicen los riesgos y beneficios, y elijan un proveedor confiable y adecuado que se ajuste a sus requisitos específicos. Una planificación cuidadosa y una comunicación efectiva son clave para garantizar una transición exitosa y una gestión eficiente de la nómina en el largo plazo.
