Para todos los profesionales de RRHH, conocer a detalle la gestión y la normatividad vigente alrededor del manejo de la nómina es una prioridad. Es por eso que consideramos muy importante explicar con lujo de detalles los principales aspectos que deberán de ser tomados en cuenta.
Conceptos básicos
Comencemos con lo más básico. ¿Qué es la nómina? Por definición, se trata de un documento contable cuya intención es mantener un registro y control sobre los salarios, prestaciones y deducciones que una empresa paga a su personal. En la mayoría de los casos es gestionado por el departamento de RRHH y su temporalidad puede variar dependiendo del tipo de contratación que se haya realizado. En dicho documento, el patrón debe de informar a sus empleados el monto que les pagará, así como los montos que les fueron retenidos y los conceptos de los mismos. Para el trabajador, es el comprobante que les permite tener la certeza de que, independientemente de cuál sea su salario, sus prestaciones sociales están siendo ejecutadas en tiempo y forma.
Ahora, existen algunos otros conceptos que igual es importante que tengamos claros:
- Salarios: Es la retribución diaria que recibirá el trabajador por cada día trabajado. Como mínimo, debe de estar equiparado al salario mínimo vigente, y puede ser tan elevado como el patrón y el empleado hayan acordado al momento de la contratación.
- Percepciones: Son la totalidad de ingresos a los que un trabajador tiene derecho. El salario es la principal percepción, pero no es la única. Además, también encontrará aquí algunas prestaciones, como pueden ser los bonos, las comisiones o algún ingreso adicional.
- Deducciones: Son las retenciones que se hacen sobre el ingreso del trabajador de acuerdo a lo que dicta la ley vigente. Las más comunes son los pagos al IMSS y al SAT.
¿Qué elementos deben de estar presentes en los recibos de nómina?
A fin de que el personal pueda tener un control transparente de sus ingresos, es obligación del departamento de RRHH el entregar un recibo de nómina a cada uno de sus colaboradores tras la realización de cada pago. Ahora, ¿qué elementos deben de estar presentes en este recibo de acuerdo a lo que marca la ley?
- Los datos personales del empleado: Además de su nombre completo, es fundamental que te asegures que estén incluidos su RFC y su número de seguridad social (NSS). Algunos otros datos que también puedes incluir son su CURP, fecha de ingreso a la empresa, tipo de contrato, categoría y antigüedad en la empresa. Así como es importante contenga el sello digital de patrón cuando sea CFDI y lugar de emisión, esto con la intención de dar mayor transparencia y tranquilidad al trabajador.
- Los datos de la empresa: Aquí deberán de aparecer los datos completos de la empresa que funge como patrón. Por lo menos, debe de aparecer la razón social y el RFC. En caso de que la contratación se haga a través de un servicio de outsourcing, los datos que aparecerán son los de la empresa responsable de la gestión y pago de la nómina.
- Salario base: Debe de estar perfectamente especificado el salario diario del trabajador, el cuál por supuesto que debe de coincidir con el salario que se utilizó para darlo de alta ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
Si llegaran a existir discrepancias en este punto, es muy importante que se aclaren a la brevedad, ya que, con base en este salario es que se calcularán las prestaciones del personal.
- Percepciones: Además de incluir el salario diario del trabajador, también es posible que reciba algunos ingresos adicionales, como pueden ser bonos de productividad, pagos de horas extras, aguinaldos, alguna prima, etc. Todo deberá de aparecer perfectamente detallado en el recibo.
- Las deducciones: La ley mexicana nos exigen realizar una serie de aportaciones de carácter impositivo. Concretamente, la retención del ISR es un impuesto que pasa de forma directa al SAT. Aquí también vendrán reflejadas las aportaciones al IMSS e incluso a los fondos de retiro.
- Período de pago: Depende de la temporalidad con la que se haya realizado la contratación. Es importante que en el recibo de nómina aparezca a detalle el período por el cual se está realizando el pago.
Marco Legal de la Nómina
Dentro de la legislación mexicana, son tres las leyes que establecen a la nómina como una obligación de los patrones.
Ley Federal del trabajo
La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 804, establece que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos:
- Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable.
- Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios.
- Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo.
- Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
- Los demás que señalen las leyes.
Código Fiscal de la Federación
El Código Fiscal de la Federación establece, en su artículo 29, la obligación de expedir los comprobantes fiscales por los actos o actividades que se realicen. Por los ingresos que se perciban o por las retenciones de contribuciones que se efectúen.
Ley de Seguridad Social
La Ley de Seguridad Social, en su artículo 15, establece la obligación de los patrones de registrar ante el IMSS a sus trabajadores, comunicar sus altas y bajas, así como las modificaciones a sus salarios, y llevar registro de nóminas y listas de raya en las que queden asentados los días trabajados y los salarios percibidos por los trabajadores.
Todos los profesionales de RRHH deben de estar perfectamente familiarizados con estas leyes, a modo que puedan cumplir sus obligaciones de la mejor manera posible. En el portal de People-Cloud, contamos con una herramienta perfectamente diseñada para facilitar tu gestión y control de la nómina. Aquí podrás vaciar los datos de tu personal y configurar las distintas tablas como las del ISR y el IMSS, así como manejar grupos de nómina, distintos períodos e incluso, generar reportes.
