El mundo es 100% digital. Esta afirmación aplica para cualquier aspecto de nuestra vida social, personal y por supuesto, profesional, especialmente en la era post pandemia en la que nos encontramos actualmente. Hoy la realidad es que cualquier empresa o industria que no vea en la digitalización una prioridad absoluta, se enfrenta a un único posible desenlace: Su eventual desaparición.
Está de más mencionar que nuestra industria no es la excepción a la regla. La gestión de RH también ha sido revolucionada por la digitalización y los alcances van mucho más allá del cálculo y el pago de la nómina, que por lo general es lo primero que nos viene a la mente cuando hablamos de estos temas. Actualmente, un buen software de recursos humanos nos puede ofrecer toda una plataforma de interacción en la que tendremos cubiertos aspectos tan diversos como la evaluación del personal, el seguimiento de tareas, la comunicación interna y la generación de reportes entre muchos otros aspectos.
Entonces, ¿qué es un software de RH?
Una definición simple podría ser que se trata de una herramienta tecnológica con la cual, logramos automatizar los distintos procesos que forman parte de la gestión del personal de una empresa. Su función básica es cubrir las distintas aristas que se requieren al interior de una organización, permitiéndonos realizar tareas relacionadas con todo el proceso, desde el reclutamiento y la selección del personal, hasta la evaluación de su desempeño, pasando por controles de asistencia, cumplimiento de metas y generación de un expediente personal para cada uno de los empleados.
En palabras más simples, con un buen software de recursos humanos alojado en la nube tendremos acceso permanente a la información de todo el personal y podremos automatizar funciones que antes requerían mucho tiempo para ser realizadas.
¿De qué nos sirve contar con un software de RH?
Al igual que la mayoría de las herramientas tecnológicas existentes, el fin último de estos softwares es permitirnos automatizar el trabajo, logrando así una importante reducción en tiempos y costos e incrementando considerablemente la certeza de que no se cometerán errores. Ahora, esta es una visión muy general; si nos vamos a lo particular, descubriremos algunas funciones muy específicas que podrán ser resueltas con estos medios. Pero antes, es importante mencionar que en People Cloud contamos con una de las plataformas más completas del mercado, por lo que encontrarás múltiples herramientas, todas ellas alojadas en la nube, que te permitirán realizar tu trabajo en menor tiempo y con un alto margen de certeza. Te invitamos a visitar PeopleCloud y solicitar tu demo, para que puedas conocer todo lo que te podemos ofrecer.
Estas son sólo algunas de las funciones particulares que podrán ser resueltas con un buen software de RH.
Nómina de tus colaboradores:
La herramienta que elijas te debe de permitir llevar un estricto control respecto al cálculo y el pago de sueldos y salarios. De igual modo, te debe de permitir estar al corriente respecto a las obligaciones obrero-patronales, así como el timbrado de los CFDI’s de nómina. Idealmente, también debe de integrar toda la información y la documentación de tus equipos de trabajo y en general, automatizar el proceso de nómina por completo.
Reclutamiento y selección del personal:
El software de recursos humanos te debe permitir aplicar distintas pruebas psicométricas, arrojando resultados que te ayuden a la toma de decisiones. De igual modo, debe de permitir la publicación de tus vacantes en los distintos portales, gestionar a los candidatos, identificar sus fortalezas y habilidades y estandarizar las entrevistas. Finalmente, el software de recursos humanos también deberá de ser una herramienta útil en el proceso de on-boarding, con la posibilidad de ofrecerles información, videos y capacitaciones que les facilite su incorporación en la empresa.
Planeación y organización estratégica:
Este es un elemento básico a tomar en cuenta. Con un buen software de RRHH, podrás tener perfectamente detallado el organigrama de la empresa, así como la estructura organizacional de la misma. Además, la herramienta que elijas debe de ser un apoyo en la elaboración de planes de carrera para tus empleados, permitiéndote desarrollar estrategias de crecimiento basadas en los parámetros que tu determines. También debe de permitirte controlar el presupuesto de nómina, anticipando cualquier cambio, creando distintos escenarios y estableciendo porcentajes máximos de incremento por cada área de tu organización.
En este mismo sentido, la planeación de las compensaciones, bonos e incentivos a repartir es clave, pues son elementos fundamentales para mantener la motivación en el equipo de trabajo. Tu software de RH deberá de contemplar estos detalles para que tu tengas mayor claridad en el manejo de presupuesto asignado.
Administración:
Un buen software de recursos humanos debe de convertirse en una herramienta de gran utilidad para ti y tu equipo en el día a día y no sólo cada quince días cuando llegue el momento de cubrir la nómina. Por un lado, debe de contemplar un portal de empleados en el cuál, se pueda tener una conversación de ida y vuelta entre todos los miembros de la organización. Además, debe de estar diseñado para gestionar las vacaciones y permisos solicitados por el staff, así como las prestaciones y los beneficios que le corresponden a cada uno de nuestros colaboradores. Finalmente, también debe de permitirte realizar cuestionarios de seguimiento y evaluación, además de poder archivas los expedientes de los trabajadores, esto con la intención de que puedas concentrar toda la información en un mismo lugar. En otras palabras, un buen software de recursos humanos te debe de ofrecer soluciones integrales y no sólo apoyos parciales para ciertas áreas de la operación.
Capacitación y retención:
Este es otro aspecto de gran relevancia que debe de estar contemplado en la solución que decidas contratar. Tu software de recursos humanos debe de contar con una plataforma en la que puedas capacitar a tus equipos, gestionando cursos, videos y planes de capacitación, teniendo además un control detallado del avance que cada empleado tiene de forma específica. Además, debe brindarte la posibilidad de evaluar sus avances, tanto a nivel personal como a nivel grupal. Finalmente, si esta herramienta te permite también evaluar el clima laboral del centro de trabajo, esto será un gran plus.
Reportes:
Finalmente, recordemos que información es poder. De poco nos sirve una buena planeación si no recibimos reportes detallados de todo cuando sucede en el departamento de recursos humanos. Un buen software de recursos humanos debe de tener la posibilidad de brindarnos de forma gráfica y con gran claridad, los reportes que podamos requerir para realizar los ajustes y tomar las mejores decisiones. Estos pueden ser referentes a la nómina, al presupuesto del área, a los resultados de las pruebas psicométricas, al clima laboral al interior de la empresa, o simplemente, un análisis cuantitativo de los permisos, las faltas no justificadas y los días de vacaciones.
Conclusión
Hoy en día, la tecnología es el mejor aliado con el que podemos contar para realizar nuestro trabajo. Si tu departamento de RH sigue operando mediante el llenado manual de tablas de Excel, la realidad es que se están quedando en el pasado. Un buen software de recursos humanos tiene el potencial de generarte importantes ahorros, tanto económicos como en tiempo de operación, por lo que, sin duda, será una de las mejores inversiones que puedan realizar.
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