Muchas veces, el papeleo nos puede parecer intrascendente, cuando en realidad, es de vital importancia para poder estar respaldados. De entre esos documentos, uno de los que más relevancia tienen son los recibos de nómina. En principio, estos recibos contienen la información personal de los empleados, así como los datos de la empresa que funge como contratante, además de los ingresos netos y totales recibidos a lo largo del mes o la quincena pasada. Una de las razones por las que quizá no se les da la importancia debida es que esta información es conocida de antemano por todos los involucrados, sin embargo, la importancia de este documento va mucho más allá.
Vamos a dejar de lado de momento la función informativa de los recibos de nómina. Tanto para el trabajador como para el patrón, es fundamental que las personas encargadas de la gestión de la nómina tengan esta documentación en orden y con la información correcta. Para ello, en People Cloud contamos con una gran cantidad de herramientas alojadas en la nube tanto para que profesionales de los Recursos Humanos puedan generar estos recibos de nómina y lleven una buena gestión de la misma, como para el trabajador pueda conocer lo que su recibo debe de contener.
El recibo de nómina es un documento en el que se hace constar la cantidad de dinero pagada a un determinado trabajador, junto con todas sus deducciones de impuestos, descuentos, primas adicionales y otras remuneraciones que puedan haber dependiendo de la empresa y el puesto desempeñado. Por otro lado, también el tiempo de entrega depende de la organización, pues hay algunas en las que el pago es quincenal y, por ende, la entrega del recibo de nómina es igual. Si el pago del sueldo es mensual se dará un recibo al mes y así respectivamente.
Cabe resaltar que, además de esta parte del pago bruto y neto del salario, debe incluir todos los datos del trabajador y del empleador. Si bien es una labor complicada, antes lo era aún más. En nuestro país se llenaban a mano hace apenas algunas décadas. Posteriormente, y gracias a los avances tecnológicos de la época, se comenzaron a llenar mediante máquinas de escribir y se dio de manera paulatina la implementación de las computadoras para este tipo de labores.
En la actualidad, de acuerdo al portal OCC Mundial, es un documento que se utiliza en todo el mundo, por lo que contar con un software como el que ofrecemos en People-Cloud, que te permita calcular por sí mismo la cantidad total a pagar al trabajador, que automatice el llenado de la información y que te incluya los sellos digitales se ha convertido en una prioridad.
La información que debe tener un recibo de nómina para que tenga validez, pero sobre todo utilidad, tanto para el trabajador, como para el empleador en su gestión de nómina, es muy importante, pero también muy extensa, aunque son datos que toda organización debe de tener sobre sus empleados y viceversa. Un buen recibo de nómina deberá contar con los siguientes elementos:
Por su parte, hay algunos otros conceptos que no requieren de mucha explicación pues es información básica, tanto de la empresa, como tuya:
Ahora que ya se conoce toda la información que debe contener un recibo de nómina, podemos tener una idea más clara de las funciones que este puede desempeñar, sin embargo, aquí te mostramos las principales que dejan en manifiesto la importancia de este documento.
Seguramente te ha pasado que, al llegar al final de la semana, quincena, o mes, esperabas recibir más dinero de lo que se te deposito o recibiste más de lo que esperabas y no sabes la razón. Pues es en estos casos en donde entra en juego el recibo de nómina, ya que como pudimos revisar con anterioridad, en este podrás verificar el desglose de tus ingresos y deducciones que dan como resultado los ingresos del periodo determinado.
Por otro lado, algo que también es muy importante que tengas muy presente son las prestaciones que se te brindan en tu empresa y si en efecto estas se están ejecutando de buena manera. Entre ellas debe de quedar claro que tanto tú, como tu patrón aportaron al seguro social para que estés protegido, recibir lo correspondiente a tu aguinaldo los fines de año, que en tus vacaciones se te pague conforme a la ley, además de la prima vacacional estipulada, entre otras prestaciones adicionales que te pueda brindar la organización para la que laboras.
Por su parte, este recibo, más allá de ser un documento informativo para los empleados, puede llegar a ser útil en diversos trámites en donde se requiera comprobar los ingresos mensuales que recibes. Principalmente puede servir para la declaración anual de impuestos ante el SAT, sin embargo, puede ser útil también si eres estudiante, para aplicar en alguna beca o para tramitar algún crédito automotriz o hipotecario. También te serán de utilidad en caso de que quieras obtener una tarjeta de crédito o un crédito personal.
Esta función es muy importante, pues no solo le será útil a los empleados, sino que también a la organización, por ello la importancia de llevar una buena gestión. En primera instancia, en caso de cualquier disputa (no necesariamente con la empresa) los trabajadores podrán comprobar que el pago de sus impuestos y aportaciones se lleva a cabo conforme a la ley. Caso similar al del empleador, que con el recibo de nómina tendrá el comprobante de que a sus trabajadores se les ha pagado conforme a la ley, a su contrato y haciendo los pagos de impuestos correspondientes.
A pesar de que muchas veces no se le da importancia adecuada, se puede constatar que los recibos de nómina tienen una utilidad y valor muy grande, tanto para los colaboradores, como para la empresa, pues pueden ser requeridos en situaciones de la vida cotidiana e incluso sacar de un problema legal a cualquiera de las dos partes.
En People-Cloud contamos con un Módulo de Nómina muy completo que incluye la generación y timbrado de recibos para que puedas hacer la dispersión de pagos en pocos clics, por lo que autogestionas tu nómina de principio a fin en una misma plataforma. Si eres de los que prefiere despreocuparse de la Nómina, contamos con un servicio de Maquila de Nómina que te ofrece gestión integral por un experto de PeopleCloud, transparencia en procesos e información siempre a la mano gracias a los reportes en tiempo real que puedes visualizar o descargar desde donde quiera que estés. No dudes en agendar una demo.