Nunca se ha de pensar en toda la calle de una vez
[…] Sólo hay que pensar en el paso siguiente,
en la inspiración siguiente, en la siguiente barrida.
Nunca nada más que en el siguiente.
Momo, Michael Ende.
¿Cuántas veces al final del día se siente un cansancio mental por la cantidad de actividades que se hacen y, aun así, han faltado otras tantas por hacer?
En la actualidad el entorno está en constante aceleración, repleto de conflictos globales que impactan directa o indirectamente a cada individuo, además de rápidos avances en la comunicación y tecnología que saturan de información y distractores. El resultado es que pocas veces se tiene consciencia del tiempo, un recurso no renovable e igual para todos.
Administrar el tiempo no es otra cosa que, “organizar y ejecutar según prioridades”, esto dicho por Dr. Stephen R. Covey. Otros han definido la competencia dentro del ámbito laboral como, “Capacidad para establecer con criterio, prioridades a la hora de ejecutar esquemas, basándose en la visión proyectada para planificar estrategias que minimicen el tiempo de la actividad y optimicen el desarrollo de las tareas”.
Ahora, ¿Cómo se aplica lo anterior al día a día en las organizaciones?
La gestión del tiempo está íntimamente ligada con otros aspectos como, la disciplina, el respeto, la racionalidad, la toma de decisiones, entre otros, que son indispensables para el desempeño de un gran equipo de trabajo.
- Disciplina: hacer planes de trabajo, organizar las actividades y formar hábitos, ayudan a disminuir la acumulación de tareas y la frustración por falta de tiempo y equilibrio.
- Respeto: valorar el propio tiempo, permite realizar la mayor cantidad de actividades de forma eficiente, esto se logra conociendo cómo lleva cada quien su tiempo. Además de que exige y busca que otros cumplan también con sus tareas.
- Racionalidad: se debe planear con base a prioridades y contemplar tiempo para imprevistos o urgencias. Hacer una revisión del avance y apoyarse de herramientas que permitan organizar el tiempo y las tareas e identificar los distractores.
- Toma de decisiones: es de suma importancia que un colaborador sepa atender a las tareas importantes y urgentes, sobre otras que no lo son para tomar acción.
¿Qué puede ocasionar el no administrar bien el tiempo?
Entre algunos de los efectos más comunes están, la saturación de actividades, incapacidad para delegar tareas, perder el foco de lo relevante y hasta mala salud por el estrés.
Por ello, es importante que se potencialice esta competencia, que busca personas más proactivas y eficaces, cualidades que hacen de cualquiera, un colaborador muy calificado, y así al final del día, terminar la lista de tareas a realizar se vuelve una realidad.
Aquí algunas recomendaciones para administrar mejor tu tiempo:
- Planifica, ya sea al principio o al final del día para iniciar a la mañana siguiente; lleva un plan de las tareas y objetivos que se busque alcanzar.
- Define qué es urgente y qué importante de entre las tareas a realizar. Para ello, la herramienta matriz de administración del tiempo, descrita adelante, puede ser de gran ayuda.
- Establece una metodología para realizar las cosas, ¿Cómo hacer?,¿Cuándo hacer? ¿Cuánto tomara hacer?
- No postergues nada que lleve dos o menos minutos hacer. Así se evita arrastrar tareas sencillas que terminarán acumulándose.
- Identifica distractores.
- Dedica tiempo para ti.
Estas son algunas herramientas para manejar tu tiempo:
- “Momo” del autor alemán Michael Ende, es una excelente novela que puede ayudar a identificar en qué asuntos relevantes o irrelevantes invertimos el tiempo y de qué manera lo hacemos.
- Matriz de administración de tiempo (de Eisenhower). Es una excelente herramienta que permite por cuadrantes organizar tareas importantes y urgentes. Se puede consultar un ejemplo en esta liga, dónde se explica qué tareas corresponden a qué cuadrante.
