En pleno 2023, hablar de la importancia de las plataformas tecnológicas en la gestión de los recursos humanos resulta una obviedad. En la era de la tecnología y la digitalización, los departamentos de RRHH han experimentado una transformación significativa en la forma en que gestionan y administran el capital humano de una organización.
La utilización de los sistemas de información de recursos humanos (HRIS por sus siglas en inglés) es, sin duda, uno de los elementos clave en esta evolución. Estos sistemas tienen como función básica la facilitación y la optimización de la gestión de datos y procesos que tengan alguna relación directa o indirecta con el personal que labora en la organización. Y como lo hemos dicho en repetidas ocasiones, “información es poder”, así que, gracias a este procesamiento de datos, los HRIS son una herramienta clave en la toma de decisiones estratégicas en el ámbito de los RRHH y en la mejora de la productividad.
A continuación, analizaremos más a detalle los beneficios que estos sistemas le pueden brincar a tu organización.
Una definición simple podría ser que se trata de una plataforma tecnológica que se utiliza para gestionar y almacenar de manera centralizada información relevante sobre los empleados de una organización.
Si queremos profundizar un poco más, podemos definirlos como un conjunto de aplicaciones y bases de datos diseñadas para recopilar, almacenar, procesar y proporcionar información relacionada con los empleados de una organización. Además, son sistemas que facilitan la gestión de la información sobre el personal, como datos demográficos, historial laboral, habilidades y competencias, y permite a los responsables de recursos humanos tomar decisiones estratégicas basadas en dicha información.
Lo primero que debemos de tener en cuenta es que se tratan de sistemas integrales, por lo que deben de contar con una amplia gama de funcionalidades que contribuyen a la gestión eficiente del capital humano en una organización.
Dicho de otra forma, los HRIS no están diseñados para resolver una necesidad en específico, por el contrario, lo que buscan es simplificar la labor de RH a nivel sistémico. Algunas de sus características principales son las siguientes:
Administración de datos de empleados: Por definición, un buen HRIS debe de tener la capacidad de almacenar y gestionar de manera centralizada los datos de los empleados. Con esta herramienta, deberemos de tener a unos pocos clicks de distancia todos los datos personales de nuestros equipos de trabajo, además de su historial laboral, los registros detallados de su desempeño, sus sueldos, sus prestaciones, sus bonos, las capacitaciones que han tomado, los resultados de las evaluaciones periódicas y en general, cualquier dato que se pueda considerar como relevante.
Automatización de procesos: Las labores repetitivas y rutinarias por lo general incrementan la carga administrativa de nuestro personal, evitando que el tiempo sea aprovechado en labores estratégicas o altamente productivas. Cualquier HRIS que implementemos, debe de permitirnos optimizar muchos procesos relacionados con la gestión de RH, tales como el reclutamiento y la selección del personal, la evaluación periódica del desempeño y por supuesto, la administración y gestión de la nómina. Dicho en otras palabras, la automatización es el nombre del juego de cara a los próximos años.
Gestión del talento: Lo que no se puede medir, no se puede mejorar. En este caso, los sistemas de información de recursos humanos deben de servir como apoyo en la evaluación del personal, ayudando así a identificar y retener a los talentos mejor calificados. Eso se puede lograr con acciones puntuales, como la creación y seguimiento de objetivos claros y delimitados por puesto y por jerarquía, el registro de logros y competencias y con la realización de rondas de retroalimentación en la que los colaboradores podrán externar sus inquietudes para con la organización.
Ahora que ya hablamos de algunas de las características que un HRIS debe de incluir, toca que hablemos sobre la forma en la que la organización se beneficiará de contar con uno de ellos.
Eficiencia y ahorro de tiempo: Gracias a la automatización de los procesos y, sobre todo, a la centralización de la información, los procesos administrativos podrán realizarse de un modo mucho más ágil y las cargas de trabajo para el departamento de recursos humanos se verán reducidas. De este modo, el tiempo de nuestros colaboradores podrá ser empleado en labores especializadas o de mayor productividad para la organización, evitando la necesidad de realizar tareas repetitivas de forma manual. Además, el manejo de los datos será mucho más confiable y, por lo mismo, eficiente.
Toma de decisiones basada en datos: Los profesionales de recursos humanos requieren tener acceso permanente a la información relevante de los colaboradores y esta información debe de estar actualizada siempre y en todo momento. Además, entre más estructurados estén los datos, mejor podrá ser el análisis y por lo mismo, las decisiones que se tomen en consecuencia serán más acertadas.
Tan sólo por poner un ejemplo, un buen sistema de información de recursos humanos debe de tener la capacidad de identificar patrones o tendencias, lo que puede ayudar a diseñar programas de capacitación específicos o detectar posibles áreas de mejora en la gestión de talento.
Mayor transparencia y comunicación al interior de la organización: Un buen HRIS fomenta la transparencia al interior de la organización al darle a los colaboradores la oportunidad de revisar su informa personal, tal como número de horas trabajadas, bonos, logros y áreas de oportunidad en tiempo real. De este modo, se fomenta la confianza y la colaboración entre los empleados y los profesionales de RH, al tiempo que reduce la carga administrativa de responder a preguntas o solicitudes de información básica.
De igual modo, fomentan activamente la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos de una organización. Estos sistemas facilitan la comunicación interna al centralizar la información y proporcionar herramientas de comunicación integradas. Esto fomenta la colaboración y la interacción entre los empleados y los equipos, lo que a su vez contribuye a un entorno de trabajo más productivo y cohesionado.
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A manera de resumen, un sistema de información de recursos humanos es una herramienta tecnológica que permite a las organizaciones gestionar eficazmente los datos y los procesos relacionados con los empleados.
Estos sistemas proporcionan funcionalidades para la administración de datos, la automatización de procesos y la gestión del desempeño, entre muchas otras.
Los beneficios de implementar un sistema de información de recursos humanos van desde la mejora de la eficiencia y la toma de decisiones hasta la promoción de la transparencia y la colaboración en la organización. En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, contar con un sistema de información de recursos humanos se ha vuelto imprescindible para optimizar la gestión del capital humano y lograr una ventaja competitiva en el mercado.