El tiempo es dinero, dicta la sabiduría popular y en el mundo laboral esto no es diferente. Una de las inversiones que más valor tiene en la compañía es justamente el tiempo, pero paradójicamente es el que más se malgasta. Un ejemplo de esto son las interminables reuniones de trabajo que se hacen para mantenerse al día o transmitir información; la plática inicial, servir café y compartir información innecesaria son algunas de las actividades poco saludables que se realizan en esta práctica.
¿Has tenido la sensación de que a pesar de estar horas y horas en una reunión, no has llegado a nada concreto? Efectivamente, perdiste todo un día de junta en junta y empiezas a trabajar, formalmente, cuando ya todos se han ido a casa. Un día perdido no es la mejor forma de conseguir los objetivos planeados.
Es por esto que te brindamos 6 tips para tener juntas productivas, donde la información valiosa, sea lo primordial:
El objetivo. Lo primero que debes hacer es cuestionarte el motivo de la reunión, ¿Por qué hacerla? ¿Es necesario? Algunas veces la información puede ser comunicada vía mail o por una llamada telefónica.
La agenda. Si es de vital importancia que todos estén reunidos para conocer alguna noticia, elabora una agenda y envíala previamente a todos los interesados. Esto te ayudará a prepararte mejor y obtener grandes resultados. Evitarás la pérdida de tiempo y te enfocarás sólo en los temas esenciales.
La convocatoria. Sólo las personas importantes tienen que estar en esa reunión. No hagas que los demás pierdan su tiempo ni te hagan perder el tuyo; los tomadores de decisiones son los que resolverán los problemas o aportarán valor a lo mencionado. Una junta con externos será eterna y altamente improductiva.
La presentación. Cuanto más específico seas en la presentación, más efectiva será la reunión. Informa sólo lo importante: los objetivos y los problemas a solucionar. Con respeto, pide que los participantes hagan lo mismo, las cosas concretas y claras se entienden mejor. Además, no cambies el tema, si no está en la agenda, no se toca en esa junta.
Las distracciones. Sabemos que todos los participantes tienen pendientes y quizá estén esperando un mail importante o una llamada para cerrar un negocio, pero –en la medida de lo posible– trata de evitar distracciones con el celular, no revises mensajes que no tengan relevancia con lo que están haciendo en ese momento; deja todo de lado hasta que la junta concluya.
La puntualidad. Siempre hay alguien que entra 10 o 15 minutos tarde a la junta, no lo esperes para iniciar. Arranca en el horario establecido en la agenda y no hagas esperar a quienes llegaron antes. Al final haz un resumen para los que no estuvieron presentes en toda la reunión.
Finalmente, documenta lo tratado en la junta de trabajo, ya que la productividad que pueda generarse en esta se verá reflejada únicamente cuando se implemente lo acordado. No olvides que ejecutar y planear bien las actividades puede mejorar el desempeño de la compañía y ahorrarle mucho tiempo y dinero.
