Simplificar tareas en una compañía siempre trae consigo ganancia de tiempo, de esfuerzos y mejor aún: mayor productividad. En el área de Recursos Humanos esto es posible si se aprovechan las ventajas digitales que ofrecen herramientas como las Bases de Datos de Candidatos.
Pero para generar beneficios a largo plazo, mas que un banco de información, éstas deben estar dotadas de ciertas cualidades que faciliten el proceso de contratación y que permitan reducir costos y ganar eficiencia. Por eso, hemos decidido recopilar cuáles son algunas de esas características que distinguen a una Base de Datos ideal para contratar personal.
Base de Datos Unificada
La base debe consolidar todos los registros que llegan a manos de Recursos Humanos a través de los distintos canales de convocatoria como bolsas de trabajo, redes sociales o página electrónica de la organización. Los datos pueden clasificarse o segmentarse, pero dentro de una misma interfaz para evitar la dificultad de acceder a distintos espacios.
Además, debe incluir la información de candidatos antiguos. ¿Por qué no desecharlos? Imagina a un profesional que ha avanzado en el proceso de selección, pero se ha quedado en la última etapa por no cumplir con alguno de los requisitos del puesto; tiempo después abres una nueva vacante para la cual sí tiene el perfil ideal. Ese es exactamente el motivo: evitar perder talento valioso para la compañía.
O en caso contrario, te resultará útil para recordar antecedentes de candidatos que por algún motivo no son ideales para los valores y objetivos de la organización, además de poder ver exactamente las anotaciones realizadas en su momento sobre el porqué del rechazo.
¿Qué información debe incluir?
Ahora, supón que como encargado de Reclutamiento has decidido realizar un análisis profundo de algunos candidatos que ya han completado solicitudes de empleo o entrevistas, pero careces de datos suficientes porque tu Base no está lo suficientemente nutrida de información.
Ese es un claro ejemplo de lo importante que es contar con suficientes datos pues como describe un informe de Linkedin, los equipos con más información tienen mayor oportunidad de análisis y por lo tanto más posibilidades de reducir costes y ganar eficiencia.
Pero, ¿qué datos son importantes? Además de datos básicos como nombre, apellido, antecedentes de empleo, estado civil e información de contacto; es esencial dar espacio a categorías que sean útiles para el análisis de Recursos Humanos, por ejemplo: la fuente de aplicación, la etapa de aceptación y una opción sistematizada que permita elegir el motivo de rechazo.
Cabe resaltar que los datos que recoja la Base de Datos deben ser aquellos estrictamente necesarios y relevantes para la selección de los puestos, evitando información sensible que no aporte valor al proceso de reclutamiento, como información relativa a ideología u origen racial.
Información guardada en la nube
Mas que una alternativa, alojar información en la nube se ha vuelto una necesidad. Según la empresa líder en investigación y asesoramiento en tecnología de la información, 451 Research, el brote del coronavirus ha sido un catalizador para su adopción porque proporciona servicios rápidos que da pie a que las empresas puedan escalar y reorientar su modelo de negocio para el nuevo distanciamiento social.
Además, dos razones válidas para tener tu Base de Datos en la nube son la seguridad y accesibilidad. Seguridad para no perder información valiosa y accesibilidad porque facilita el ingreso de más de un miembro involucrado en la fase de reclutamiento. A continuación ampliamos.
Accesibilidad a distintos usuarios
Con accesibilidad nos referimos a dos aspectos: que todo el equipo de reclutamiento tenga permiso para ingresar a la Base de Datos y que esté adaptada para ser gestionada desde cualquier herramienta digital. Por supuesto que el segundo aspecto debe considerarse solo si se cuenta con la seguridad suficiente para proteger la información y si el departamento de Recursos Humanos tiene la necesidad de acceder desde distintas vías.
Al ser una herramienta alcanzable, también permite que equipo pueda retroalimentar campos esenciales como notas y comentarios sobre algún candidato en específico. Esto reduce esfuerzos innecesarios y evita que entre equipo se contacte a un mismo candidato, por mencionar un ejemplo.
Base de Datos de candidatos depurada
La calidad siempre cuenta. Quiere decir si eres el encargado de gestionar la Base de Datos en tu empresa debes velar porque la información registrada no contenga errores e inexactitudes que podrían significar la pérdida de un buen talento o la imposibilidad de comunicarte con ellos. Esta característica es útil cuando, en caso hipotético, una vacante es publicada en varias plataformas y una persona aplica a cada una de ellas generando varios registros.
Para depurar hay que eliminar datos duplicados o erróneos a simple vista, como: números telefónicos con menos dígitos de los que debería tener o correos electrónicos con dominios incorrectos. En caso que la base se aloje en un software profesional, esta debería ser capaz de detectar información duplicada y convertirla en un solo registro.
Permite realizar filtros, búsquedas y descargas
Para poder segmentar candidatos de acuerdo a una característica en especial, deben existir las opciones de filtros y búsquedas. Por lo tanto, toda Base de Datos efectiva debe contar con estos apartados y además permitir realizar descargas, consolidados o informes; y, en el mejor de los casos, facilitar la comunicación masiva con los candidatos registrados.
Beneficios de las bases de datos de Recursos Humanos
Veamos ahora cuáles son algunas de las tantas ventajas que obtienes al contar con una Base de Datos bien dotada durante el proceso de selección:
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Ahorras tiempo, y consecuentemente puedes dedicarte a otras tareas de valor en el departamento.
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La empresa ahorra recursos al reducir los procesos.
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Evitas iniciar desde cero y al contrario, aprovechas los esfuerzos pasados.
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Tienes más probabilidad de conectarte nuevamente con candidatos valiosos.
Dicho esto, no está de más decir que es sumamente importante aprovechar todas las herramientas que de algún modo logran reducir tiempo y dinero en una organización. Idealmente, las empresas deben invertir en software especializados como PeopleCloud, el cual está dotado de todas las opciones necesarias para la gestión de personal y procesos de reclutamiento.
