El 2020 será recordado como uno de los años más atípicos y disruptivos de la historia. Tras la pandemia global que estamos experimentando (y la cuál pareciera no tener fin), nada volverá a ser igual. El COVID-19 trajo consigo una transformación permanente en todos los ámbitos de nuestras vidas y, ante ellos, solo nos queda adaptarnos lo más pronto posible.
En la vida profesional, el trabajo a distancia o “Home Office” se convirtió en la nueva realidad para millones de empleados. Las empresas se vieron ante la necesidad de implementar el trabajo remoto como única alternativa para poder mantener sus operaciones. Algunas se encontraban más preparadas tecnológica y culturalmente para esta nueva realidad, pero otras, la inmensa mayoría, han tenido que aprender sobre la marcha y sobrellevar los tropiezos que esto significa.
Pero, ¿cuáles son los principales retos del Home Working? A continuación, te presentamos los que hemos podido detectar.
1. Barreras tecnológicas
El tema va mucho más allá de qué tan robusta sea la infraestructura tecnológica con la que cuenta la empresa. Primero, debemos asegurarnos que todos nuestros colaboradores cuenten en casa con los recursos tecnológicos necesarios para que puedan desempeñar sus funciones en esta nueva realidad. ¿Cuentan con un espacio cómodo para trabajar 8 horas al día? ¿La empresa les proporcionará un equipo de cómputo en caso de no contar ya con él? ¿Se requieren medidas de seguridad informática adicionales para resguardar los datos de la empresa? ¿Qué pasa si no cuentan con una conexión a internet de alta velocidad? Son muchas las cuestiones que deberán ser atendidas para que el Home Working funcione de la mejor manera posible y es la empresa la que debe asegurarse que las condiciones sean propicias para esta nueva modalidad.
2. Gestión del trabajo en equipo
Los gerentes de área se enfrentan a un escenario totalmente desconocido ya que la inmensa mayoría de las empresas no contaban con protocolos de seguimiento y apoyo a distancia a sus colaboradores. La curva de aprendizaje es enorme y el tiempo para recorrerla es mínimo.
Algunas organizaciones se han decantado por supervisar el trabajo y los avances de los empleados de forma extenuante, incluso llegando a excesos como solicitar que permanentemente se muestren ante la cámara de sus computadoras durante la jornada laboral. Sin duda, esta medida es totalmente contraproducente por las implicaciones que tiene en la satisfacción laboral del equipo de trabajo.
Otras organizaciones han establecido esquemas de supervisión más relajados, buscando que sus empleados respondan de buena manera ante la confianza de la empresa. También están las que han basado su nuevo sistema de operación en un modelo de compromisos y fechas de entrega, mismas que son establecidas en las prioridades y las metas globales de la organización.
3. Modelo de comunicación con clientes, socios y proveedores
Si algo nos ha demostrado esta nueva realidad, es que muchas de las reuniones presenciales que anteriormente saturaban nuestras agendas, bien podían ser reemplazadas por reuniones virtuales, ahorrando así muchas horas-hombre que eran destinadas a traslados innecesarios.
Ahora, las video conferencias son la nueva realidad y este modelo de comunicación nos exige la mayor asertividad y eficacia posible. Nadie quiere verse atrapado en un sinfín de videollamadas eternas que no nos llevan a ningún lado. Las reglas básicas para cualquier reunión virtual deben ser: Definir el objetivo, establecer una agenda muy clara, seguir la agenda en todo momento, llegar a la reunión perfectamente preparados y, por supuesto, mantener silenciado nuestro micrófono cuando no estemos participando.
4. Equilibrio entre la vida profesional y la vida personal
Si bien pareciera que, con la llegada del trabajo a distancia, los trabajadores podríamos dedicar más horas diarias a nuestra vida personal (por el ahorro del tiempo de traslados), la realidad no está siendo esta. Esto se puede atribuir a factores imputables tanto a la empresa como a los trabajadores.
Por un lado, muchos colaboradores han externado dificultad para concentrarse en casa, ya que las distracciones son más frecuentes en estas nuevas condiciones. De igual modo, la capacidad de manejar nuestra propia agenda es una habilidad con la que no todos contamos. Estos factores han hecho que ahora debamos dedicar más tiempo para cumplir funciones que anteriormente nos eran rutinarias.
Por el otro lado, también se ha vuelto común que, ante el temor de que los trabajadores no estén aprovechando todo el tiempo laboral, las empresas incrementen sustancialmente la carga diaria de trabajo, generando así que las jornadas laborales estén siendo más largas.
Sin importar cuál sea la causa, todos debemos buscar que tanto empleados como gerentes, directivos y socios logren un equilibrio entre su vida personal y su vida profesional, especialmente en estos momentos donde el encierro al que estamos sometidos, genera un incremento en los niveles de estrés y ansiedad.
5. Las nuevas reglas del juego: Lineamientos claros y confianza total.
Sabemos que las reglas del juego han cambiado, sin embargo, ¿tenemos claro cuáles son estas nuevas reglas? Lo más probable es que la respuesta sea “no”, y esto es totalmente normal. Finalmente, nadie estaba preparado para esta nueva realidad y ni el más previsor de los analistas de riesgos pudo plantear un escenario como el que estamos viviendo.
Como lo mencionamos anteriormente, todos (empleados, clientes, proveedores, gerentes, socios, directivos) estamos aprendiendo sobre la marcha a funcionar bajo esta nueva normalidad. Si bien, nadie es experto en la materia, existen una serie de consejos que debemos tomar en cuenta:
- Conoce y entiende el contexto personal y familiar de tus colaboradores y compañeros de trabajo. De esta manera, podremos tomar las mejores decisiones. “Información es poder”.
- Establece canales de comunicación para que todo el equipo pueda externar sus preocupaciones e inquietudes.
- Sé totalmente asertivo en la comunicación.
- Asegúrate que todos sepan lo que se espera de ellos. Establece las fechas de entrega y asegúrate que todos las tengan claras. De igual modo, deja en claro el protocolo de seguimiento que se llevará a cabo.
- Establece medidas orientadas a mantener la motivación y el compromiso del equipo.
- Si está en las posibilidades de la organización, ofrece apoyo psicológico en caso de que los empleados así lo requieran.
- Realizar llamadas mensuales o quincenales de seguimiento “uno a uno” puede ser una gran alternativa de comunicación para mantener la motivación al interior del equipo.
Entonces… ¿Cómo podemos hacer frente a esta situación?
Normalmente, la falta de datos, la incertidumbre y la falta de experiencia es una triada perfecta para la toma de malas decisiones, y en esta pandemia, es justo el escenario ante el que nos estamos enfrentando. En realidad, nadie es experto en COVID-19, estamos aprendiendo sobre la marcha a combatirlo y mientras tanto, buscamos tomar las mejores decisiones con la información que tenemos a la mano para minimizar el impacto que pueda tener en nuestras finanzas.
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