Hoy en día es una realidad que las empresas centran sus esfuerzos en los procesos; si las organizaciones lo hacen, es importante que los colaboradores entendamos la importancia de administrar los procesos en los que participamos. Pero, ¿qué debemos desarrollar en esta competencia?
La administración de procesos garantiza que se tomen cuenta cada uno de los pasos encaminados a un objetivo, además de que se trabajen y se se involucren todas las personas conociendo cuál es su aportación al gran resultado.
Esta competencia se implica dos partes muy importantes: una es la planificación, que es determinar metas y prioridades, estipulando la acción, los plazos y recursos requeridos. Y la segunda parte son, los procesos. Un proceso es una serie de actividades que requieren de recursos, les asigna valor y da como resultado un servicio o producto.
La organización de procesos busca que una empresa tenga individuos capacitados para cada función, un enfoque hacia objetivos y misión, comunicación entre las distintas áreas que participan en la cadena de acciones, flexibilidad ante los cambios, una visión más completa o global del resultado, así como el uso de instrumentos, equipos y herramientas diversos que permiten la resolución de problemas.
Esta competencia se forma de varias habilidades que logran darle a la organización una amplia gama de beneficios entre los más importantes son:
- Prevenir errores.
- Propiciar un uso óptimo de recursos.
- Dar pie a la evaluación.
- Anticiparse al cambio.
Para desarrollarla de forma exitosa se necesita:
- Planificación: no todos los procesos aportan o agregan valor, se deben identificar cuáles son prioritarios e invertir tiempo y atención en ellos, así como asignarles tiempo y recursos.
- Comunicación: los procesos permiten que muchas áreas se involucren en un proyecto, por lo tanto, acercarse a los compañeros, informarse del proceso completo, mantener una actitud abierta a la evaluación, y muy importante escuchar a quienes pueden brindar apoyo y consejo, es esencial para reconocer los límites y permitir la colaboración. Además, hay que recordar que, entre más miembros unan esfuerzos, mayor será la facilidad de alcanzar una meta.
- Enfoque a objetivos: una vez que se hayan identificado los procesos de valor, enfocar las energías en ellos y por supuesto terminar todo lo que se comienza.
- Flexibilidad: hay muchas formas de llegar a un mismo resultado, no se debe encasillar en un solo procedimiento, hay que buscar distintas soluciones, ser creativo y abierto al cambio.
- Visión: cada acción concluida tiene un alto impacto en el resultado final del proceso, se debe creer en ello y confiar en el resultado.
- Resolución de problemas: los conflictos permiten explorar opciones y dar con las mejores alternativas. Estudiar el problema y dividir por pasos, convierte lo abrumador en algo mucho más sencillo de resolver.
- Conciencia sobre el mismo proceso: desde pequeño se sabe que encestar un balón no es cosa simple y que además es la sucesión de varías y simples acciones, sostener el balón, flexionar los brazos, apuntar y lanzar. Por lo tanto, todo proceso es una sucesión de pequeñas acciones.
Para lograr este cometido te invitamos a conocer y aplicar el método japonés de las 5´s en este enlace.
