Onboarding a distancia

Las compañías que reconocen la importancia de garantizar un proceso de onboarding exitoso, tienen claro que la adecuada incorporación de los nuevos trabajadores trae beneficios de doble vía: a la experiencia del colaborador y a la productividad de la empresa.

Sin embargo, tomando en cuenta que hasta hace pocos meses el 73% de empleados mexicanos se encontraban trabajando vía remota, es importante que las empresas ahora sean más estratégicas con el proceso que ha pasado a denominarse onboarding virtual u onboarding online. Por eso, aquí repasamos algunos aspectos que te ayudarán a gestionar esta etapa de integración a distancia.

Onboarding o inducción ¿Cuál es la diferencia?

Aunque el onboarding está relacionado con la inducción, este proceso no se limita a un periodo corto que culmina con el período de prueba y mucho menos se trata solamente de un acto de bienvenida. Más bien, es una etapa prolongada que busca garantizar el acompañamiento y empoderamiento del colaborador.

Su objetivo es ayudar a la adaptación del nuevo empleado, tanto a su puesto de trabajo y al equipo como a la cultura de la organización. En otras palabras, es un proceso de contratación, orientación e inmersión de los trabajadores en todo el contexto de su rol y el de la compañía. Por lo tanto, es importante poner énfasis que en la práctica el proceso requiere de un plan minucioso que abarque desde la fase del reclutamiento hasta el desarrollo del profesional en la organización.

Evita confusiones y dudas durante el onboarding

Si eres el encargado de gestionar el proceso de integración, es importante que antes del primer día de trabajo le des al colaborador la oportunidad de conocer la compañía. Como la incorporación es vía remota, no será posible darle el tradicional recorrido de instalación, pero estratégicamente puedes sustituirlo por un recorrido audiovisual que le de un mejor panorama de la cultura organizacional: fotos, videos o testimonios, por ejemplo.

En esta fase también es importante dejar claras las condiciones, beneficios y parámetros del puesto de trabajo y de la empresa. Por otro lado, es indispensable comunicar los objetivos del departamento a corto plazo y qué es lo que se espera de él o ella para lograrlos. Hacerlo cerrará espacios a dudas que posteriormente podrían resultar en confusión.

Garantiza una experiencia agradable de primer día

Teniendo en cuenta que al trabajador ya se le han comunicado claramente las condiciones, los beneficios y sus funciones, no debes pasar por alto la planificación del primer día. Recuerda que esa será la primera experiencia real que el trabajador tendrá en la organización y por lo tanto debes velar porque la distancia no sea una barrera que impida un recibimiento cálido y cordial.

Además del correo de introducción y la presentación virtual de equipo, que no pueden faltar, puedes ir más allá y obtener información previamente sobre los gustos e intereses del empleado y personalizar algún detalle que el presupuesto de la corporación te permita brindar: un paquete, una agenda o algo similar.

Onboarding virtual: Brinda un proceso de aprendizaje estructurado

Una de las bases de un buen onboarding es dotar al candidato de toda la información necesaria para desempeñar su rol. Eso sí, debe hacerse de forma escalada para lograr un equilibro perfecto, sin sobrecargar de datos a la persona, pero tampoco dejarla a la deriva dando espacio a que se sienta inseguro al iniciar sus funciones.

Mary Driscoll, especialista senior en transformación interina, y Michael D. Watkins, profesor de IMD Business School, consideran que para que el proceso de aprendizaje sea más rápido a través de un contexto virtual, la información que se le provea al nuevo empleado debe ser más estructurada, clara y puntual.

El objetivo de este aspecto es proporcionar respuestas anticipadas a preguntas lógicas que podría plantearse el colaborador, como: ¿Qué herramientas me servirán? ¿Cómo debo utilizarlas? ¿Cómo realizo el proceso? Esto cumplirá la finalidad de dar fácil acceso a información esencial. Como ejemplo básico, podemos mencionar un manual que sirva de fuente de información general para que los miembros del equipo puedan acudir a él cuando exista una duda técnica.

Asegura la integración social durante el onboarding

Quizá este sea uno de los aspectos principales durante el proceso onboarding virtual u onboarding online, tomando en cuenta que entre las desventajas que suelen mencionarse del Home Office está el riesgo de que se pierda la calidad de la comunicación entre los integrantes.

Para evitar que la distancia se convierta en una barrera, debes contemplar un plan que fomente la adecuada comunicación entre las personas que estarán directamente relacionadas con la función del nuevo colaborador. Una agenda que además de horarios incluya objetivos será clave para lograrlo.

Además, es necesario que nombres a un compañero de incorporación virtual quien sea el encargado de introducir al nuevo trabajador al contexto de trabajo y al de la empresa. Idealmente, expertos sugieren que la persona asignada sea un compañero que comprenda el papel del nuevo colaborador y no alguien en cadena de mando. 

Beneficios de un aliado de incorporación virtual

Al respecto, la directora de análisis de personas de Microsoft, Dawn Klinghoffer y los analistas Candice Young y Dave Haspas, opinan que los amigos de onboarding son indispensables para asegurar la integración exitosa pues son capaces de ayudar en tres aspectos clave:

  1. Proporcionar contexto de sus funciones en cuestiones básicas cómo navegar por el sistema que deba utilizar, normas culturales u otro tipo de aspecto que no se haya incluido en el manual del empleado.
  2. Mejorar la productividad del trabajo. Según los profesionales citados, en Microsoft llegaron a la conclusión de que cuanto más se realizaron reuniones entre el nuevo trabajador y el amigo onboarding, mayor fue el porcentaje de velocidad y productividad adquirida, especialmente en las personas que se reunieron más de ocho veces en los primeros noventa días de trabajo.
  3. Mejorar la experiencia del empleado. Este aspecto puede lograrse de mejor forma cuando el compañero asignado tiene conocimiento amplio sobre el papel del nuevo trabajador y un buen historial de desempeño laboral.

 

Impulsa la integración tecnológica

Por tratarse de incorporación a distancia es necesario que realices todas las gestiones para garantizar que, desde el primer día, el trabajador cuente con todas las herramientas que le serán funcionales. Claro que esto debe ir acompañado de la correcta capacitación que le brinde todo el conocimiento para utilizarlas.

Habiendo repasado estos aspectos, considera que el proceso requiere de un plan estructurado, una agenda de trabajo que sirva de guía para las actividades y reuniones que se sostendrán, y un seguimiento correspondiente de todo el proceso para garantizar que se cumplan los objetivos trazados.

Hacerlo puede resultar todo un reto, por eso también es importante sacar el máximo provecho de softwares especializados que te ayuden en las gestiones indispensables de Recursos Humanos. People Cloud, por ejemplo, está orientado a facilitar la adaptación, disminuir la rotación, reducir costos y aumentar el compromiso organizacional por parte del trabajador.

La herramienta está dotada de todas las opciones útiles que permiten que las organizaciones garanticen una experiencia duradera para el talento, tomando en cuenta lo importante que es para la empresa asegurar que los empleados se integren adecuadamente al entorno laboral.

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