Decidir abrir un negocio, una empresa o actuar como persona moral, así como también ser partícipe del área de Recursos Humanos de una, siempre es algo que requiere de empeño y trabajo, pero, sobre todo, de conocimientos para poder realizar diversas actividades en materia legal, económica y fiscal, entre otras. En México, son muchos los trámites que se requieren hacer para que una empresa pueda laborar de forma normal y correcta y no tenga ningún problema legal. Dentro de esos trámites que se deben de realizar, uno de los más importantes, no solo para evitar problemas y que el funcionamiento y gestión de la empresa sea óptima, sino que también para garantizar la seguridad, salud y bienestar de los colaboradores, es la inscripción al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Son diferentes los fines que se tienen al hacer lo que se denomina como “registro patronal” de una persona moral, pues se deben de cumplir ciertas obligaciones fiscales ante dicha institución, por lo que, de no cumplir con tales, la empresa se podría ver envuelta en algún problema, así que siempre es importante considerar dicho trámite. Ahora bien, cabe mencionar que, como cualquier trámite burocrático en nuestro país, son múltiples los requisitos que se deben de cumplir para poder realizar dicha alta en el registro patronal, además de que son varios los pasos a seguir para poder consumar el proceso. Por otro lado, un punto positivo para quienes tengan que hacer esta gestión es que hay diversas modalidades de hacerlo, siendo una de las más sencillas y cómodas la vía digital. En el entendido de que en ocasiones es complicado entender la forma de hacer este tipo de trámites y de que es responsabilidad del personal de Recursos Humanos el realizarlos, en este artículo, el equipo de People Cloud te explicará cómo dar de alta una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
¿Qué es el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)?
El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un organismo descentralizado del Gobierno de México que se encarga de brindar servicios de salud y seguridad social a los trabajadores mexicanos, en específico a los del sector privado. A estos trabajadores que se encuentran asegurados mediante esta institución se les denomina derechohabientes y están registrados mediante una homoclave única llamada Número de Seguridad Social (NSS).
El IMSS se fundó en un momento trascendental para la conformación del estado mexicano que conocemos hoy en día, pues fue en el contexto post-maximato, bajo el mandato del presidente Manuel Ávila Camacho. En enero de 1943 se publicó el decreto de su fundación, mientras que el 1 de enero de 1944 inició de forma oficial sus operaciones.
Cabe mencionar que, para que el derecho a la seguridad social y a la salud sea proveído a los trabajadores del sector privado de México, el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) cuenta con una estructura interna tripartita, es decir, son tres los actores que financian el servicio. El primero es el Estado mexicano, que destina cierta parte del presupuesto anual a este organismo, el segundo sería el trabajador, que brinda una aportación que se descuenta de su nómina y el tercero, y que nos concierne en este caso, es el patrón, que también paga cierto aporte al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) por cada trabajador con el que cuenta.
Obligaciones de una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
Son diferentes las obligaciones que debe de cubrir un patrón ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), en las cuales, siempre es importante mostrar que en la organización se lleva una gestión correcta, parte de ella correspondiente al área de Recursos Humanos:
Movimientos
Estos se deben de avisar en un lapso no mayor de 5 días de que sucedieron y se deben de hacer vía internet, con el fin de conocer la situación fiscal de la empresa y laboral de los trabajadores:
- Alta y baja de colaboradores.
- Modificación de salarios de los colaboradores.
Cuotas
Se refieren a las aportaciones que provengan tanto del trabajador, como de la empresa. Más en específico se les llama aportaciones obrero-patronales y están destinadas a que los colaboradores de la organización tengan los servicios del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
Inspecciones y visitas domiciliarias
Otro de los puntos a destacar es que esta institución puede solicitar y realizar visitas al lugar de la empresa, para que pueda verificar que las condiciones en las que se trabaja son las óptimas, además de que en efecto se realizan las labores anunciadas ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Fundamento legal
Estas obligaciones que cualquier empresa debe de cubrir ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) están fundamentadas en el artículo 12 del Reglamento De La Ley Del Seguro Social En Materia De Afiliación, Clasificación De Empresas, Recaudación Y Fiscalización, el cual menciona de forma literal:
“Cualquier persona física o moral estará obligada a registrarse como patrón o sujeto obligado ante el Instituto a partir de que:
- Empiece a utilizar los servicios de uno o varios trabajadores;
- Se constituya como sociedad cooperativa;
III. Inicie vigencia su convenio de incorporación celebrado con el Instituto, y
- Inicie vigencia el Decreto de incorporación que expida el Ejecutivo Federal en términos de la
fracción III del artículo 12 de la Ley”.
Registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
Ahora que ya se tiene una concepción más amplía de las acciones y actividades que realiza este organismo, vamos a revisar cómo es que se puede dar de alta una empresa ante él. Como se mencionó con anterioridad, hay dos maneras de hacer el trámite: presencial y/o en línea mediante el portal del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), por lo que aquí te presentamos el procedimiento de ambas, aunque cabe mencionar que hay un primer paso vía internet a realizar sin importar cuál sea la modalidad a elegir.
Pre-alta de una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
Para poder realizar el trámite, primero es importante hacer una pre-alta en línea en el “Escritorio Virtual”, en el portal del IMSS. Ahí, deberás de registrarte, si es que no tienes una cuenta aún. Para eso, se te pedirá tu Clave Única de Registro Poblacional (CURP) para poder comprobar tus datos y posteriormente tendrás que ingresar los archivos virtuales referentes a la e.firma, la cual es proporcionada a la empresa por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Finalmente, deberás de aceptar la carta de términos y condiciones en la que autorizas el uso de la e.firma en todo lo relativo a la gestión de trámites que se realice con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
De esta manera, tu empresa o la organización para la que laboras será registrada y podrás acceder a tu “Escritorio Virtual”, en donde encontrarás toda la información pertinente para realizar la pre-alta necesaria para el proceso de inscripción. En esta página tendrás que especificar el tipo de persona que eres (en este caso, moral) y se te solicitarán una serie de datos necesarios para poder realizar el proceso de forma correcta.
Completar el proceso de manera presencial
Ahora bien, ya hecha la pre-alta en el sistema del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y si deseas concluir el trámite de manera presencial, tendrás que acudir a la subdelegación u oficina auxiliar de afiliación y cobranza más cercana al domicilio de la organización. Ahí deberás de entregar una serie de documentos que serán de vital importancia para que se pueda dar el alta de la empresa ante esta institución.
Los documentos requeridos son los siguientes y cabe mencionar que se deberán de presentar en original y copia para poder realizar de forma correcta el trámite:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa.
- Documento del lugar donde está establecida la empresa.
- Bosquejo o croquis del lugar donde se encuentra la empresa.
- Poder notarial, cuando hay representante legal, se debe indicar que se pueden ejecutar varias gestiones con relación al IMSS y firmas de documentación.
- Identificación del representante legal.
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del representante legal.
- Clave Única de Registro Poblacional (CURP) del representante legal.
Completar el proceso en línea
Por otro lado, si lo que se prefiere es concluir por internet el proceso de alta de una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), se requiere, primero contar con la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) e ingresarla en tu “Escritorio Virtual”. Además, se deberán de cargar los siguientes documentos para terminar el trámite:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC), de la empresa involucrada.
- Comprobante de domicilio fiscal de la organización.
- Identificación oficial del propietario o representante legal de la empresa.
- Clave Única de Registro de Población (CURP) correspondiente al patrón.
Conclusión
Como se pudo ver, en realidad el alta de una empresa ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es un trámite que se puede realizar de diferentes formas y que se puede acomodar a la que más le acomodé al personal encargado de realizarlo. Por otro lado, es algo muy importante para llevar a cabo una gestión correcta de la organización y de la situación fiscal de la misma y los colaboradores puedan contar con un servicio de calidad como lo es el de la seguridad social. Por ello, esta información es de relevancia para el departamento de Recursos Humanos de toda empresa.
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