Al momento de gestionar la nómina de una empresa, sin importar si hablamos de unos cuantos empleados o de cientos de ellos, uno de los principales retos es poder tener todo en orden, no solo con las exigencias que el patrón tiene con respecto a ello, sino que también con relación a las diferentes disposiciones legales que son requeridas por parte del gobierno mexicano, sobre todo en el ámbito tributario. Es precisamente el Servicio de Administración Tributaria (SAT) el organismo encargado de verificar que todas las especificaciones necesarias para una empresa estén en regla y así, esta pueda operar sin ningún tipo de inconveniente.
Para ello, es necesario que el personal de Recursos Humanos haga una gran labor y tenga pleno conocimiento de todos los datos de la planilla de trabajadores con la que cuenta determinada organización. Además, es necesario que la información esté actualizada de forma permanente para que no haya ningún error en temas relacionados con el pago de la nómina y el pago de impuestos al Servicio de Administración Tributaria (SAT), entre otros aspectos a resaltar. Un documento de suma importancia para poder conseguir esto es la Constancia de Situación Fiscal, que en los últimos meses ha estado en boca de todos porque, precisamente, porque por una serie de cambios fiscales, todos los trabajadores de las diferentes empresas que operan en México la han tenido que solicitar y presentar en sus respectivos trabajos.
Por ello, en este artículo de People Cloud te platicaremos sobre todo lo relativo a esta Constancia de Situación Fiscal, para que, como todo profesional de los Recursos Humanos, puedas estar enterado acerca de las especificaciones de este documento tan importante en la actualidad.
¿Qué es la Constancia de Situación Fiscal?
La Constancia de Situación Fiscal es un documento emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), en el cual cualquier persona, sea física o moral, que tenga actividades económicas, podrá conocer su estatus fiscal, por lo que contiene datos e información muy sensible, pero también importante y que puede ser solicitada por los patrones de diferentes organizaciones.
De hecho, es gracias a este documento que se puede validar la veracidad de la actividad económica de determinada persona, por ello la importancia de este. La información que contiene este documento es la siguiente:
- Nombre o razón social de la persona, física o moral.
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Clave Única de Registro Poblacional (CURP).
- Fecha de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Estatus en el padrón.
- Domicilio fiscal.
- Régimen y obligaciones fiscales.
- Actividad económica con la que se está registrado ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Fundamento legal
Ahora que ya se conoce, es importante saber el fundamento legal en el cual se basa la Constancia de Situación Fiscal. Esta tiene sus bases en la fracción II del apartado B del artículo 27 del Código Fiscal de la Federación, el cual sostiene lo siguiente acerca del uso de la Constancia de Situación Fiscal:
“Proporcionar en el registro federal de contribuyentes, la información relacionada con la identidad, domicilio y, en general, sobre la situación fiscal, mediante los avisos que se establecen en el Reglamento de este Código, así como registrar y mantener actualizada una sola dirección de correo electrónico y un número telefónico del contribuyente, o bien, los medios de contacto que determine la autoridad fiscal a través de reglas de carácter general”.
¿Para qué sirve?
Como se pudo ver al verificar toda la información que contiene la Constancia de Situación Fiscal, es un documento muy importante para la planilla laboral de cualquier organización, así como para el respectivo departamento de Recursos Humanos. En este caso, este documento les sirve a las empresas para verificar la situación fiscal de las personas, el régimen en el que están inscritos y si es que tienen todo en regla con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Es por eso que, incluso desde el proceso de reclutamiento, el departamento de Recursos Humanos puede solicitar a quien aplique para una vacante laboral la presentación de este documento para así, poder incluirlo y agregarlo a la planilla de determinada organización y verificar que todo esté correcto y no genere problemas futuros con el pago de la nómina.
Asimismo, se podrán conocer las obligaciones fiscales que tiene el trabajador que puedan llegar a inferir en el pago de su sueldo, entre otros aspectos a resaltar. Adicionalmente, cabe mencionar que esta puede ser solicitada a las personas, sean físicas o morales, al momento de algún juicio, alguna operación jurídica o la solicitud de un préstamo, aunque estos no entran dentro de los usos que un departamento de RRHH le pueda dar a este documento.
Reforma fiscal 2022
Ahora bien, un tema muy importante que se tiene que tocar es la reforma en materia fiscal que entró en vigor desde el 1° de enero del 2022, con la cual el Servicio de Administración Tributaria (SAT), comenzó a aplicar la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Esto quiere decir que la emisión y el uso de facturas electrónicas por parte de las empresas se convirtió en una obligación que se debe de cumplir ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Con ello, toda organización tiene la obligación de incluir, dentro de los comprobantes de los pagos de la nómina, los datos actualizados de toda la plantilla laboral, como lo son el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre del colaborador, régimen fiscal al que pertenece y código postal del domicilio fiscal.
Por esa razón es que las empresas comenzaron a solicitar a la planilla laboral sus Constancias de Situación Fiscal durante los primeros meses del año, especialmente en mayo, que es cuando se realizó el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). De esta forma, fue que las oficinas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en los diferentes estados de la República Mexicana comenzaron a tener una gran solicitud de citas y grandes filas, pues para poderla tramitar de forma rápida y sencilla, era necesario tener la firma electrónica personal tramitada, misma que, sí o sí, se tiene que generar mediante una cita presencial en las oficinas del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Esto generó que muchas personas, que no contaban con este trámite realizado, solicitarán una cita, por lo que el portal y las mismas oficinas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) se vieron saturadas. Por eso mismo, mucha gente no pudo entregar a tiempo su Constancia de Situación Fiscal, así que muchas empresas no pudieron actualizar la base de datos de su planilla laboral, por lo que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) dio un prorroga hasta el 1° de enero del 2023 para que se pudiera actualizar esta situación y entré en vigor la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
¿Qué pasa si la empresa no cumple con el plazo determinado?
Es importante mencionar que, el plazo dado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para actualizar el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), se debe de cumplir, pues de lo contrario la organización se podría ver en problemas legales que le generarían algún tipo de consecuencia punitiva por parte de la institución fiscal mexicana. En este caso, el principal sería que la empresa no podría deducir impuestos de aquellos egresos que tenga y que no sean facturados de forma electrónica con la nueva versión de esta.
Este, de hecho, sería el principal castigo que recibirán las empresas, de acuerdo a Ramiro Ávalos, vicepresidente de Fiscal del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), quién lo expuso en una entrevista para Forbes México, al mencionar que, todas aquellas transacciones económicas de las cuales no se emitan factura electrónica, “no podría hacerse deducible de impuestos”.
De acuerdo a cifras de la mencionada institución, el pago de la nómina a la planilla laboral de las empresas privadas en México, asciende, en promedio, de un 30% a 35% de todas las operaciones de las empresas, por lo que, en caso de que estos egresos no sean deducibles de impuestos, sería un golpe muy duro para cualquier organización en México.
Por lo tanto, es de suma importancia que todos los trabajadores de determinada organización, puedan hacer entrega de la Constancia de Situación Fiscal, para que las empresas comiencen a hacer uso de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) lo antes posible.
Conclusión
La Constancia de Situación Fiscal es un documento muy importante para toda persona que realice alguna actividad económica en México, por lo que siempre se debe de tener en cuenta para diferentes trámites, movimientos, entre otras situaciones. En el caso de los profesionales de los Recursos Humanos, en realidad siempre fue un documento de importancia, pero con la entrada en vigor de la versión 4.0 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), ha tomado aún más relevancia, por lo que es fundamental que toda empresa tenga los datos fiscales actualizados de su planilla laboral.
Por eso, en People Cloud contamos con una serie de herramientas para que puedas comprender de mejor manera la importancia de este documento, además de saber cómo es que puede ayudar con el pago de la nómina entre otras situaciones.
