Actualmente, dentro del mundo de los RRHH, elegir un buen software de nómina se ha convertido en una prioridad y cada vez, son más las empresas que migran hacia esta forma de gestión. Hoy en día, el mercado está inundado de estos servicios. Basta con realizar una búsqueda en Google para darnos cuenta de esto, pero como suele suceder, no todos los productos tienen la misma calidad, por lo que poder elegir la mejor alternativa se ha convertido en todo un reto.
Entonces, ¿cómo podemos saber que el sistema que estamos a punto de contratar es el indicado? ¿En qué debemos de fijarnos? A continuación, te presentamos 10 puntos fundamentales para que puedas tomar la mejor decisión.
1. Simplicidad
El primer punto que sí o sí debes de tomar en cuenta es la facilidad de uso que el software te proporcione. ¡El manejo de tu nómina no debe de ser física cuántica! Por el contrario, una de las principales ventajas que debes de buscar es que la inversión que realices en este sistema se vea reflejada en procesos fáciles de seguir. Si el programa que estás por contratar es demasiado complejo, o requiere de personal especializado para su operación, entonces no está cumpliendo su misión principal: Facilitarle la vida al departamento de RRHH. Un error muy común es pensar que para que sea bueno, debe de ser difícil.
2. Flexibilidad
Existen algunos productos en el mercado que están creados para satisfacer una necesidad muy específica dentro de la organización, pero que cuando surge algo fuera de lo habitual, no tienen la capacidad de adaptarse. Para que tu software de gestión de nómina te sea realmente funcional, debe de contemplar todas las posibles necesidades que puede tener el departamento de RRHH. Es fundamental que sea un sistema flexible, ya que sólo así te podrá garantizar una satisfacción total.
3. Actualizaciones constantes
La normatividad en cuestiones fiscales, y en general dentro del mundo de los RRHH está en constante evolución, y lo que tú estás buscando al contratar un software que gestione tu nómina es no tener que preocuparte por estas cuestiones. Necesitas un producto que se actualice constantemente, pero sobre todo, que te garantice que se adaptará de forma inmediata a cualquier cambio legal que debas de considerar para con tus empleados. En tu empresa, y particularmente en cuestiones fiscales, no te puedes dar el lujo de correr riesgos innecesarios.
4. Accesibilidad permanente
Si algo hemos aprendido en la pandemia, es que los tiempos actuales nos exigen poder operar básicamente desde cualquier sitio. Depender al 100% de una oficina física se ha vuelto obsoleto, y si el software que estás pensando contratar te obliga a utilizarlo en una ubicación específica, básicamente estarías tirando tu dinero. Una característica que no es negociable al momento de tomar una decisión, es que podamos tener acceso y operar todas y cada una de las funciones desde cualquier ubicación. Dicho de otra forma, necesitamos que esté alojado en la nube para que 24 horas al día, los 7 días a la semana, podamos trabajar con él.
5. Herramientas para la gestión del capital humano
La gestión de los recursos humanos va mucho más allá de calcular, pagar la nómina y las obligaciones fiscales. Por supuesto que el software debe de poder hacer esto, eso resulta hasta obvio mencionarlo, pero la realidad es que debe de ofrecernos mucho más por nuestro dinero. En principio, es básico que podamos contar con herramientas para la gestión del capital humano y aquí es donde muchas de estas plataformas fallan. Por citar sólo algunos ejemplos, debemos de contar con un sistema de comunicación interna en el cual, los empleados se puedan mantener en contacto. También es importante que tengamos acceso a la información básica del personal, así como a las evaluaciones del personal, a las encuestas, cuestionarios, etc. Incluso podemos ir más lejos, ¿te imaginas que tu software de gestión de nómina también cuente con recursos de kudos, donde puedas mantener la motivación del equipo a tope?.
6. Precio accesible
Podrá sonar obvio, pero siempre que estamos en busca de contratar un servicio, el precio es un factor que debemos de tomar en cuenta. Si actualmente llevamos nuestra nómina mediante un servicio externo, entonces sabemos lo costoso que esto puede ser. En general, este tipo de software suelen resultar más económicos, sin embargo, no está de más realizar una comparativa de precio y beneficio para que al final, tomemos la decisión más conveniente.
7. Retorno de inversión
Toda inversión que realicemos nos debe de generar un retorno, esta es una regla en todos los negocios, y la gestión de RRHH no es la excepción. Una vez que nos decidamos por una plataforma tecnológica en particular, esta nos debe de ofrecer un servicio integral que nos permita disfrutar de un ahorro real de tiempo y de recursos. El personal de recursos humanos debe de notar que sus funciones se reducen con la implementación del software.
8. Gestión de vacaciones y permisos
Un punto importante, que en muchas ocasiones pasamos de largo es que dentro de las funciones del software que contratemos, debe de existir un apartado que nos permita tener un control sobre las vacaciones de cada uno de los empleados, así como de los días de permiso que han tomado por cuestiones personales. A la larga, esto nos permitirá ahorrarnos mucho tiempo.
9. Portal para el empleado
Si bien, el software tiene como función principal simplificar las funciones del personal de RRHH, que cuente con una sección dedicada al empleado siempre será un plus muy atractivo. Esta sección puede ofrecernos interesantes ventajas, como pueden ser:
- Un espacio donde el empleado pueda tener actualizada su información y documentos personales, como comprobantes de domicilio o incluso su CV.
- Un medio de comunicación interno, donde se puedan enviar notificaciones personales o grupales.
- Un directorio con los medios de contacto de todos los colaboradores.
- Un espacio que pueda ser utilizado por la organización para realizar reconocimientos públicos para los empleados que así lo merezcan.
- Acceso a evaluaciones, encuestas, cartas de recomendación y demás solicitudes que los empleados puedan tener.
- En general, un espacio oficial donde el empleado pueda estar en comunicación con la empresa.
10. Soporte y confianza
Finalmente, una buena plataforma tecnológica, sea cual sea la función de la misma, debe de ofrecernos un sistema de soporte constante con el cuál podamos resolver de inmediato cualquier duda que tengamos sobre la operación de la misma.
De igual modo, es muy importante que la empresa que está detrás del software sea una organización consolidada que nos brinde seguridad y confianza. Al final, le estamos confiando una parte muy importante de las operaciones de nuestra organización; no podemos depositar esta confianza a un improvisado.
Conclusión
Como bien hemos dicho, las tendencias tecnológicas apuntan a que los sistemas de gestión tomarán por completo el mercado de administración de negocios, y el departamento de RRHH no está excento. Adelanta un paso y enfócate en encontrar un sistema que se adapte a tus necesidades, que haga la carga operativa por ti y además te ofrezca más por menos. People-Cloud es una plataforma que te permitirá la gestión de tu nómina y no sólo eso, podrás olvidarte por completo de todas las labores repetitivas y que solo te hacen gastar tiempo y dinero, para que puedas dedicarte a actividades más productivas, teniendo la certeza de que tus obligaciones para con tus empleados están siendo cumplidas de forma total.
