El OnBoarding es un concepto relativamente nuevo en México, tanto en lo teórico como en lo práctico, pues anteriormente no era algo que se aplicaba con tanta frecuencia como ahora y si se hacía, no se le denominaba como tal. El OnBoarding se refiere a un proceso que todo profesional de los Recursos Humanos debe de tener muy presente, en el que se lleva a cabo un paso a paso con un nuevo empleado para que pueda irse integrando paulatinamente con el resto de la planilla, para que conozca el clima laboral, y para que se familiarice con todos los aspectos que son importantes durante los primeros meses dentro de la organización.
No obstante, con el contexto que se vive actualmente, llevar a cabo este procedimiento puede ser complicado para las empresas, pero, a su vez, es de suma importancia para los nuevos colaboradores. Por ello, la digitalización de esta práctica y el uso de diversos softwares que lo apoyen es un gran aliado para llevar este proceso de integración y de conocimiento a distancia, paradójicamente. Una aclaración importante es el hecho de mencionar que el uso de un software no necesariamente quiere decir que el proceso de OnBoarding tiene que ser a distancia.
¿Qué es el OnBoarding?
De acuerdo a Gerardo Kanahuati de Forbes, el OnBoarding se trata de “un proceso progresivo diseñado para ayudar a los empleados a realizar con éxito la transición hacia su nueva etapa profesional, el cual le permita tomar consciencia de su rol desde el primer día”. En este sentido, detalla que anteriormente, el incorporarse a la planilla en una nueva empresa era algo complicado para los recién ingresados, pues básicamente era ir a la guerra sin armas, por ello la importancia de poner en práctica este proceso.
Por su parte, en las principales ciudades de europa se presenta un estudio que respaldada la estadística donde el 90% de los trabajadores deciden su permanencia o no dentro de una empresa durante los primeros seis meses de estancia en ella, por lo que es de suma importancia que desde los primeros momentos el colaborador se sienta cómodo con la organización y sienta el respaldo de la misma.
OnBoarding digital
Ahora bien, con el contexto actual es muy importante estar a la vanguardia en cualquier tipo de prácticas, pero también en cómo aplicarlas a través de la tecnología. Esto, además de ser eficiente y moderno, ayudará a que los costes y el tiempo de implementación se reduzcan A continuación te mostramos algunas de las ventajas que tiene el digitalizar el OnBoarding.
Disponibilidad
El mayor beneficio que trae consigo la digitalización del OnBoarding es el hecho de contar con todos los contenidos disponibles para cuando el empleado así los requiera o desee ocupar. De esta manera, será el nuevo colaborador quien decida cómo llevar a cabo este proceso, además de que se sentirá apoyado en todo momento. Esto sobre todo es ventajoso para los trabajadores remotos, pues el proceso de integración será a su ritmo y a través de los medios que habitualmente usan para realizar sus labores.
Reducción de costo y tiempo
Por otro lado, los costos se verán reducidos, pues será el mismo trabajador quien ponga en práctica estas estrategias sin necesidad de tener al personal de Recursos Humanos constantemente a su lado. En cuanto al tiempo, el beneficio es mutuo, pues el colaborador podrá organizarse de la manera que mejor le convenga para llevar a cabo el proceso de integración, mientras que el personal de la empresa no tendrá que invertir tanto tiempo en cada trabajador.
Pasos a seguir en el OnBoarding
Para conseguir los objetivos y llegar a la meta principal del OnBoarding es necesario tener en claro una serie de aspectos que se deben de llevar a cabo para hacerlo de forma exitosa. Los pasos a seguir son los siguientes:
Paso 1: Reclutamiento
Para realizar un buen OnBoarding todo debe de empezar incluso desde antes de que se tenga contacto directo con el prospecto, pues como tal la redacción de la oferta laboral es de suma importancia para ello. En esta, se deberán de especificar los valores de la organización, las labores a desempeñar en la vacante junto con sus características bien delimitadas, además de las reglas y horarios a seguir.
Asimismo, otro de los puntos importantes a considerar antes del ingreso del trabajador, es el llevar a cabo el papeleo y el alta del colaborador de manera correcta, para que así no haya ningún inconveniente al momento en que se presente en su primer día a laborar.
Paso 2: Primer día
Ahora bien, ya estando contratado, el primer día de labores es muy importante para el trabajador, pues llegará con altas expectativas, pero también con muchas dudas. En este sentido, es importante resolverlas incluso sin que él mismo las exprese, es decir, esto puede ser explicando la dinámica de trabajo, el uso de sus herramientas y materiales, tiempos de descanso entre otros.
Por supuesto que la integración es muy importante, por lo que se debe de presentar al nuevo colaborador con la planilla para que así conozca a fondo el clima laboral y se sienta parte del mismo.
Paso 3: Seguimiento
Como tal este tercer paso es muy abierto, pues depende de cada área de Recursos Humanos la manera en la que se pone en práctica. Lo que es un hecho es que se le debe de seguir la pista al trabajador para que sienta que continuará teniendo ese respaldo inicial con el que ingresó a la empresa.
Este seguimiento se puede dar a la semana o al mes de haber ingresado como tal al empleo y así consecuentemente hasta que se considere necesario, reiterando que depende de la adaptación del trabajador al clima laboral y de la misma organización. Ya en una etapa más adelantada se puede dar un seguimiento trimestral o semestral e incluso mediante algún software. En People Cloud puedes encontrar una serie de herramientas muy diversas para que continúes con este proceso de manera exitosa.
Herramientas digitales para el OnBoarding
Con el uso de diversos softwares, se pueden implementar distintos medios para facilitar y hacer más eficiente el OnBoarding. Aquí te traemos algunos de esos que pueden ser muy útiles.
Checklists
Algo que podría parecer arcaico, pero que es de mucha ayuda y más con el apoyo de la tecnología son las Checklists o listas de quehaceres. Estas se pueden implementar mediante diversos softwares o aplicaciones para que tanto tú como el trabajador lleven un control organizado de lo que se realiza en este procedimiento y sea algo ordenado. Por su parte, el trabajador podrá tener en claro desde un inicio todas las actividades a desarrollar y el personal de Recursos Humanos el avance de estas.
Chatbots
Si bien este medio parecería que rompe con todo principio básico de una integración laboral, la realidad es todo lo contrario. Se trata de un asistente virtual que estará disponible en todo momento para el colaborador, para que de esta forma pueda resolver dudas que se le presenten y se sienta acompañado en todo momento, más allá de que no sea una persona como tal la que le esté orientando.
Recursos multimedia
Este tipo de herramientas pueden ser gráficos, imágenes o vídeos pregrabados para que, de esta forma, el colaborador continúe con el proceso mediante una explicación sencilla y, hasta cierto punto, con contacto humano, aunque impersonal. Por otro lado, esto hará que el proceso de OnBoarding se vea más trabajado y, sobre todo, más dinámico y ligero para el colaborador.
Beneficios del OnBoarding
Evidentemente, lo que se busca al poner en práctica estas estrategias es tener un beneficio, tanto para la empresa como para el nuevo empleado, por lo que en este caso te traemos los principales beneficios que se pueden observar al implementarlas:
Para la empresa:
Para el trabajador:
- Se sentirán parte de la planilla desde el primer día de trabajo.
- Mayor motivación para ir a su lugar de trabajo.
Conclusión
El OnBoarding es de suma importancia para diversos aspectos, como lo es el reducir costos por renuncias y rotación de personal, retención de talento y mayor productividad de los trabajadores, además de la Imagen Corporativa de la organización. Por su parte, también quedó en claro que este proceso comienza desde antes que se tenga contacto directo con el trabajador, además de que se puede sacar provecho a la tecnología para facilitar el mismo.
En este sentido, es importante tomar en cuenta que para un OnBoarding tradicional o uno digital se requiere un buen software de respaldo para llevarlo a cabo de buena manera y de forma exitosa en tu empresa. Para ello, en People-Cloud contamos con la mejor plataforma en donde podrás consultar documentos, estrategias, guías, entre otros materiales para que los implementes en tus labores cotidianas y, en concreto, en el proceso de OnBoarding, decídete por agendar una demo para conocer más de las bondades de nuestro software.
