Cuando se habla de la administración de dinero en cualquier actividad de la vida diaria se considera como un tema y una situación muy delicada, pues siempre hay que ser sumamente cuidadosos con el manejo de cualquier cantidad. Esto se convierte en una actividad aún más complicada y comprometedora cuando la cantidad de dinero de la que se habla es mucho mayor y cuando la responsabilidad de manejarlo incluye no solo el cuidado del mismo, sino que también la repartición de este hacia diversas personas y familias. Sobre ello, una de las actividades en las que se tiene que considerar el manejo y la gestión de una gran cantidad de dinero es la conformación de un presupuesto de nómina de una empresa.
En este sentido, hacer un presupuesto sobre la nómina de una empresa es una de las labores más importantes que todo departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa debe realizar y en el cual debe haber mucha responsabilidad y cuidado. En este se deben de tener en cuenta los ingresos y egresos estimados que tendrá una empresa durante determinado periodo de tiempo para así, saber cuál es la cantidad de dinero disponible para el pago de la nómina. Por lo tanto, es un documento de suma importancia para cualquier empresa y que debe de ser hecho con mucha atención para evitar que haya errores o inconsistencias.
Por esta importancia de la gestión de un presupuesto de nómina y la misma complejidad que puede significar para algunos profesionales de los Recursos Humanos, en este artículo de People Cloud te mostraremos lo que debes de hacer para poder generar un buen presupuesto de nómina sin ningún problema.
¿Qué es un presupuesto de nómina?
En primera instancia es importante dejar en claro a lo que nos referimos cuando hablamos de un presupuesto de nómina. Un presupuesto es un documento que se realiza con miras a un plazo a futuro para determinar los gastos e ingresos que se tienen de una empresa y así, conocer la cantidad de dinero de la que se dispondrá para, en este caso, cubrir el pago de la nómina de los trabajadores. Habitualmente este se realiza cada inicio de año para determinar el rumbo de la empresa durante los siguientes 365 días.
Como todo presupuesto, este debe de estar bajo la misma línea que los objetivos de la empresa. Se deben de considerar factores que permitan el cumplimiento de las metas previstas, por ejemplo, si es que se requiere más mano de obra, mayor calidad en la misma, más productividad, entre otras cosas. Solo así se podrá realizar el presupuesto de manera más clara y precisa, y servirá para que los directivos tengan la claridad necesaria para la correcta toma de decisiones.
Ahora bien, cabe mencionar que, si bien este es un documento que muchas veces se termina por designar al área contable de la organización, la realidad es que los profesionales de los Recursos Humanos deben de estar enterados de cómo realizarlo además de las funciones que este tiene.
¿Para qué sirve un presupuesto de nómina?
Son diversas las utilidades que tiene este presupuesto de nómina, pues a final de cuentas, en él se incluyen diversos datos y estadísticas que sirven para analizar a la organización.
El principal, sin duda alguna, es asegurarse que se tiene la capacidad de mantener a la plantilla laboral con la que se cuenta, para así saber si es que se podrá contar con la misma capacidad de la fuerza laboral con la que ya se cuenta o si es que se tendrá que ver reducida.
Asimismo, con este presupuesto se puede saber si es que la empresa tiene la capacidad de ampliar su fuerza laboral, subir salarios o hacer más gastos e inversiones en la nómina de los trabajadores de determinada organización.
Puntos a considerar en la gestión de un presupuesto de nómina
Ahora bien, en ocasiones hacer un presupuesto de nómina es complicado para el personal de Recursos Humanos, por lo que, en People Cloud, te mostraremos lo básico que debes de saber para realizar uno de manera correcta y que no tengas problema con ello. Dentro de ello se encuentran labores de investigación, conocimiento de la parte contable de la empresa, gastos adicionales, así como un plan a futuro con respecto a cómo es que se podrá usar el dinero de la organización.
Lista de los empleados de la empresa
El primer paso y el que hace que todo tome forma de manera correcta durante la realización de un presupuesto de nómina, es tener claro el número de empleados que hay en la empresa. Esta lista tiene que incluir a todo el personal de la organización, desde los que están más abajo en la jerarquía, hasta los que se encuentran a nivel directivo, pasando también por los colaboradores del área de Recursos Humanos.
Con esto se puede saber con exactitud los gastos que genera la nómina de la empresa y se conocerá la cantidad necesaria para poder cubrir con los sueldos de todos los empleados.
En esta lista no solo es importante para tener en cuenta a todos los empleados de la empresa, sino que también será de ayuda para conocer la jerarquía de cada uno de ellos y la función que todos estos desempeñan. De esta manera, se podrá apreciar la diferencia de sueldos con respecto al puesto, situación que también es importante que el área de Recursos Humanos pueda tener muy en cuenta al momento de proyectar el presupuesto de nómina.
Gasto de cada puesto
Es una realidad que cada puesto de trabajo es diferente ya que algunos de ellos requieren de diferentes herramientas, elementos o material para poder desempeñar estos. Por eso mismo, incluir los puestos que desempeña cada persona en la lista anterior es fundamental en la realización de un presupuesto de nómina, pues de esa manera se pueda tener en claro el tipo de actividad que se realiza.
Al saber las funciones que se hacen, también se pueden conocer los materiales y herramientas que cada puesto laboral requiere para que se desarrollen de forma correcta y haya un buen desempeño de todos los trabajadores. Dentro de los materiales o herramientas se pueden incluir equipos de cómputo, materiales de papelería, softwares, además de otros gastos.
Estos gastos, por la naturaleza que tienen, también deben ser incluidos en el presupuesto de nómina para que puedan ser considerados al momento de la planeación de la gestión de los pagos a los trabajadores.
Prevenir despidos, renuncias, contrataciones
Hay que recordar que el objetivo principal de un presupuesto de nómina es fijar metas a largo plazo, por lo que ver al futuro siempre es importante. Continuando sobre esta misma línea, al hacer un presupuesto de nómina, es importante tomar en cuenta que durante el periodo del cual se delimitó el documento, puede haber gastos adicionales relativos a la nómina.
Dentro de los principales destacan posibles despidos, los cuales generarían la obligación del pago anticipado de diferentes prestaciones como aguinaldo, prima vacacional, utilidades, así como el pago liquidaciones o finiquitos, dependiendo del caso. En cuanto a renuncias, la empresa se vería obligada a pagar el finiquito, mientras que las contrataciones también generan diferentes egresos para la organización, por lo que son factores a tomar en consideración para poder planear de forma correcta el presupuesto de nómina de la organización, pues al final de cuentas estos cambian toda la planeación del periodo que se está considerando al hacer el presupuesto.
Mantener la confidencialidad
Evidentemente, al realizar este tipo de documentos se tiene acceso a información bastante delicada, pero sobre todo personal sobre la gente que labora para la empresa, por lo que al hacer un presupuesto de nómina se debe mantener al 100% la confidencialidad.
En este sentido, proteger los equipos o gadgets en los que se tiene la información, no compartirla con gente que no debe conocerla, entre otras estrategias, son las que se deben de aplicar para garantizar la confidencialidad.
Conclusión
Uno de los aspectos más importantes a tomar en cuenta en un departamento de Recursos Humanos es la nómina, pues el manejo de los recursos de la empresa y el pago de su sueldo a los empleados es algo fundamental en la gestión de una organización. Por esa razón, la realización de un presupuesto de nómina es parte importante de una empresa, puesto que de esa manera se puede hacer una buena planeación del dinero disponible para el pago del sueldo y prestaciones a los empleados de la organización.
A pesar de la importancia, es una realidad que muchas empresas delegan la realización de este documento al área contable, pero la realidad es que el departamento de Recursos Humanos también debe de tener injerencia en la hechura del mismo. Es por ello que con los consejos expuestos se podrá hacer de forma más sencilla e informada este presupuesto de nómina.
Por ello, en People Cloud contamos con una serie de herramientas y materiales para que puedas trabajar sin problemas un presupuesto de nómina entre otros tipos de documentos y temas relacionados a los RRHH.
