El outsourcing de nómina es una práctica sumamente común que consiste en que una empresa brinde soporte legal, fiscal, contable y operativo a las empresas contratantes durante la gestión de su nómina. Se trata de un servicio altamente especializado que ofrece apoyo en la administración, gestión y pago a los empleados de determinada organización, y en el que anteriormente, el prestador del servicio asumía la responsabilidad laboral de los trabajadores, minimizando los riesgos y los costos de operación para las empresas que los contratan. Este último punto cambió a partir de una serie de reformas legales que entraron en vigor en 2021 y de las cuales hablaremos más adelante, pero en esencia, el objetivo de un servicio especializado de nómina sigue siendo facilitar las operaciones del departamento de recursos humanos de la empresa contratante. 

Dicho con otras palabras, el outsourcing de nómina es la externalización de la gestión a un tercero, quien será el responsable de realizar todas las tareas relativas a la nómina, desde el cálculo de los salarios y la retención de los impuestos hasta el pago a los colaboradores y la correcta gestión de las prestaciones laborales, entre muchas otras. 

Los cambios en la legislación y la nueva realidad del outsourcing en México

Por muchos años, este sistema de contratación fue ampliamente empleado en México, aunque no siempre por las razones correctas. En esencia, el tercerizar la nómina persigue fines muy positivos para una empresa, como la reducción de costos operativos, la mejora en la eficiencia en los procesos de Recursos Humanos, la mitigación de riesgos en el cálculo de sueldos, retenciones e impuestos o simplemente, el tener acceso a tecnología especializada. Sin embargo, la realidad es que muchas empresas vieron en el outsourcing de nómina una herramienta que ofrecía ventajas secundarias, como la posibilidad de evadir responsabilidades fiscales y/o patronales para con la plantilla de trabajo, razón por la cual fue necesario el realizar cambios profundos en la legislación, los cuales entraron en vigor en abril de 2021. 

A manera de referencia y de acuerdo con datos presentados por el Instituto Mexicano del Seguro Social, antes de los cambios en la ley eran aproximadamente 5 millones de trabajadores mexicanos los que estaban en un esquema de subcontratación, es decir, que su patrón legal era alguien distinto o externo a la empresa para la cual trabajaban de manera real. El cambio más significativo que se dio con las nuevas leyes fue justo en este sentido; ahora, estos esquemas de subcontratación quedaron prohibidos para personal que labore en las actividades prioritarias de la empresa y sólo son permitidos para servicios especializados. Es decir, las empresas deberán de contratar de forma directa a todos los trabajadores que se desempeñen de forma directa en las actividades que sean propias de la misma. 

Entonces: ¿Qué pasa con el outsourcing de nómina?

Si bien, los cambios de la ley limitaron la posibilidad de tercerizar la contratación del personal de una empresa, la realidad es que los alcances de las empresas que ofrecemos servicios de outsourcing de nómina son mucho más amplios. El objetivo principal de tercerizar la nómina continúa siendo el mismo:

Mejorar la eficiencia y la productividad de una organización, reduciendo de igual modo los costos y mejorando la gestión de la nómina, mitigando así el riesgo de cometer errores que impacten a nivel económico y reputacional a la empresa.

Por lo tanto, contratar un servicio de maquila de nómina sigue siendo una gran alternativa para todos los equipos de Recursos Humanos, sin importar el tamaño de la empresa en cuestión. Lo importante es tener bien claro el nuevo marco normativo y cumplirlo a cabalidad, ya que las multas por alguna irregularidad van desde los $22,000 y hasta los $4.4 millones de pesos, dependiendo de diversos factores.
Hablando específicamente de la subcontratación de personal, esta práctica no fue prohibida en su totalidad.

Actualmente, si está permitida la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica primaria. Este concepto quedará mucho más claro con un ejemplo: Un periódico no puede subcontratar a los periodistas y editores que generarán el contenido del mismo, sin embargo, si puede subcontratar personal de limpieza para las oficinas o bien, al personal de seguridad.

Y, ¿cómo puedo saber qué empresa de maquila de nómina contratar?

Para toda empresa, la gestión de la nómina es una de las actividades más importantes a realizar. Por lo mismo, la decisión de tercerizarla no es algo que se deba de tomar a la ligera; es importante pasar por un arduo proceso de investigación que nos permita tener la certeza que dejaremos en buenas manos el pago de los sueldos de nuestros empleados, así como el cálculo de nuestras obligaciones fiscales por mencionar tan solo un par de detalles.

En People Cloud contamos con la experiencia suficiente y la tecnología idónea para dar el mejor servicio disponible. De hecho, si quieres conocer más a fondo lo que podemos hacer, te invitamos a solicitar una visita demo de nuestro portal, en la cuál podrás entender de mejor manera las innumerables ventajas que te damos al maquilar tu nómina. 

Entre los principales puntos que debes de considerar para tomar tu decisión, se destacan los siguientes:

Experiencia comprobable y conocimientos especializados:

Al contratar un servicio de outsourcing de nómina, estarás poniendo en manos de un tercero la mayor responsabilidad que tu empresa puede tener. Por eso, es importante que el proveedor que elijas cuente con una trayectoria comprobable y que, dentro de su plantilla, encuentres personal verdaderamente experto en la materia. Al final, al contratar un servicio de outsourcing de nómina es justo eso lo que estás buscando: Especialización absoluta.

Plataforma tecnológica:

Tu proveedor deberá de contar con toda la infraestructura necesaria para manejar de la mejor manera posible tu nómina, sin importar si hablamos de 5 empleados o de una estructura más robusta. 

Confidencialidad y seguridad:

La privacidad de tu información debe de estar completamente garantizada. Recuerda que los datos personales de tus empleados son considerados sensibles, por lo que el correcto manejo de la información debe de ser un punto a considerar. 

Flexibilidad:

No existen dos empresas que tengan exactamente las mismas necesidades, y por lo mismo, los “trajes a la medida” son una necesidad al momento de tercerizar el manejo de la nómina. Es indispensable que el proveedor que decidas contratar tenga la capacidad de adaptar sus operaciones a lo que realmente necesites, sin esquemas rígidos de trabajo que no se ajusten a ti.

Capacitación permanente:

Las leyes y la normatividad vigente en materia de recursos humanos se encuentran en constante adaptación. Por lo mismo, es fundamental que todos los que nos dedicamos a los Recursos Humanos tengamos una política de actualización constante. Esta regla se vuelve doblemente prioritaria para quienes ofrecen servicios de tercerización de nómina, ya que serán responsables de que todo funcione a la perfección para las empresas que contraten sus servicios.

Conclusión

El outsourcing de nómina ha vivido cambios estructurales en los últimos años, sin embargo, hoy en día, tercerizar los servicios de nómina es una opción viable y sumamente conveniente para las empresas. Gracias a los cambios en las leyes, las empresas que ofrecen un servicio integral y ético han logrado sobresalir del resto, y esto siempre será benéfico para la industria.  

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