Gestionar solicitudes de empleo es solo una de las tantas tareas asignadas al departamento de Recursos Humanos, por lo tanto a mayor carga de responsabilidades mayor probabilidad de cometer algunos desaciertos que aunque parezcan insignificantes pueden dañar la experiencia de los candidatos y, en consecuencia, la marca empleadora.

La buena noticia es que si los identificas a tiempo puedes corregirlos e ir hacia la dirección correcta en busca del profesional ideal para cubrir un puesto. Por eso, con el fin de ayudarte a detectarlos, hemos decidido repasar cuáles son 5 errores comunes de los reclutadores al gestionar solicitudes de empleo y cómo evitarlos. ¡Toma nota! 

1. Desorganización al gestionar solicitudes de trabajo

La desorganización en un proceso de reclutamiento y selección de personal no se evidencia solamente al tener documentos, currículos o informes desordenados; también se refleja en la carencia de una estructura concreta y la falta de tiempos establecidos para cada fase del proceso, incluyendo la gestión de solicitudes de trabajo.

El riesgo de la desorganización es que provoca reacción en cadena sobre el resto de las etapas. En Recursos Humanos ocurre, por ejemplo, cuando la revisión de solicitudes de empleo se demora en exceso, generando retrasos en la comunicación con los aspirantes, las entrevistas, las pruebas y, en fin, en el resto de pasos que conlleva la contratación.

Si ese es el caso en tu organización, no dudes en redoblar esfuerzos para reorganizarte y seguramente a mediano plazo verás los beneficios de esta decisión: ganancia de tiempo y mayor eficiencia en el resto de actividades. Además, toma en cuenta que estar consciente de que existen puntos de mejora, es el primer paso para corregir cualquier desacierto.

Otra opción que aconsejamos considerar es el uso de un software de Recursos Humanos que te ayude a optimizar tareas y a la vez te permita gestionar datos de forma masiva en la organización. Anteriormente hemos repasado qué cualidades debería reunir una base de datos efectiva.

2. Postergar la revisión de solicitudes de empleo

Es posible que el problema para gestionar las solicitudes de empleo que llegan a tus manos no sea la desorganización, pero sí la postergación; es decir, tardas días y días para revisar la información de los aspirantes ya sea porque prefieres esperar a tener cierto número de expedientes o porque has decidido empezar hasta que venza la publicación de la vacante en la web.

Aunque esta práctica podría resultar productiva cuando, por ejemplo, una vacante solo se mantiene publicada pocos días en un sitio electrónico o si las solicitudes recibidas son mínimas; resulta contraproducente cuando se sabe que un anuncio estará más de una semana publicado o si de antemano se sabe que la cantidad de solicitudes a evaluar será de decenas, pues retrasar la revisión aumenta el riesgo de perder al profesional idóneo para ocupar el puesto.

La plataforma socialtalent lo explica muy bien al acentuar que el seguimiento de los candidatos es parte fundamental del proceso de contratación, independientemente si el profesional solo ha solicitado un puesto de trabajo o ya se encuentra en una fase avanzada cerca de la contratación. Por lo tanto, el consejo en este aspecto es que procures que la comunicación con los aspirantes se desarrolle en un tiempo considerable.

Si el proceso se prolonga por razones justificables, como las políticas de la empresa o la complejidad del puesto a cubrir, es necesario que se fomente la comunicación constante con los aspirantes para dejar en claro que el puesto sigue disponible y para mantenerlos al tanto del avance del proceso.

3. No ofrecer feedback a candidatos descartados

Aun cuando no se es especialista en el campo de Recursos Humanos, es común escuchar testimonios de personas que quedan en espera prolongada, nunca reciben una respuesta y con el tiempo se resignan a un rechazo. En este punto es necesario recordar aquel dicho coloquial: “es mejor ser rechazado que ser ignorado”.

Aunque la falta de feedback es una práctica frecuente y hasta casi justificable en los procesos de selección, no deja de ser errónea. Expertos afirman que cuando no hay retroalimentación se pone en juego la experiencia del candidato y en consecuencia puede dañarse el employer branding. Y como hemos enfatizado anteriormente: atraer y retener a los mejores profesionales se traduce a largo plazo en una ventaja competitiva para la compañía. 

El fundador de una de las principales agencias de contratación, Tiger Recruitment, David Morel, menciona que estas son algunas razones por las que es conveniente darle feedback a los candidatos: ayuda positivamente al employer branding, fomenta la cortesía hacia el candidato, da más oportunidad para que un profesional regrese y ocupe un puesto más adelante y, eventualmente, ayuda a tener un mercado laboral mejor ocupado.

Y aunque por la cantidad de procesos y responsabilidades a cargo de los reclutadores, no sea posible ser tan minucioso al momento de responder a las solicitudes, recuerda que una llamada breve o un correo electrónico basta para cerrar formalmente el proceso y permitir que el profesional tenga claro que ha sido descartado, y no se vea orillado a presionar por una respuesta o sacar sus propias conclusiones. 

4. No optimizar el uso de Software que simplifique tareas

Un desacierto en el que podrían incurrir algunas empresas, es que aunque cuentan con el presupuesto, no invierten en el uso de un software que sea capaz de hacer más sencillas las tareas de Recursos Humanos. Una opción como PeopleCloud, es capaz de ayudar a optimizar procesos, reducir tiempo y esfuerzos innecesarios.

En otro panorama distinto, es posible que aunque cuentes con una herramienta de apoyo, no le estés sacando el mayor de los provechos. En ese caso lo aconsejable es analizar detenidamente cómo puedes gestionarla mejor para obtener la mayor cantidad de beneficios, ya sea porque logres optimizar el tiempo al administrar las solicitudes de empleo o durante otra fase del proceso de reclutamiento y selección de personal. 

5. Desconocer leyes que protegen los datos personales

La información que los aspirantes proporcionan durante la fase de reclutamiento son datos valiosos y personales que deben resguardarse con el mayor de los cuidados para no incurrir en un error de alto riesgo que, incluso, podría significar problemas legales para la compañía.

En México, existe la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares la cual desde el 2010 regula el tratamiento de información personal por parte del sector privado. Las disposiciones también se encuentran detalladas en este documento del Diario Oficial. Es necesario, entonces, que conozcas los parámetros legales del país para gestionar la información con la mayor responsabilidad y fomentar la confianza de los profesionales.

Habiendo repasado estos puntos, te aconsejamos analizar cuáles de estos errores podrían estar perjudicando la gestión de solicitudes de empleo en tu empresa. Y qué mejor que empezar a implementar pequeños cambios que pueden generar más productividad, mejor experiencia de los candidatos y una imagen positiva de la marca empleadora.

Si aún no decides qué herramienta utilizar para hacer más sencillas tus tareas, te recordamos que PeopleCloud es la opción ideal en la nube que integra todas las opciones indispensables del área de Recursos Humanos, centralizando en un mismo sistema los procesos de atracción, evaluación, retención y desarrollo de capital humano.
 

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