Tenemos que partir de un principio fundamental:
En la gestión de la nómina, no podemos darnos el lujo de cometer errores. Esta es la máxima responsabilidad que todo profesional de recursos humanos puede tener. Para una organización, y de manera especial para una Pequeña y Mediana Empresa (PyME), todo lo que tenga que ver con el pago de los salarios y de las prestaciones de los empleados debe de ser atendido de forma precisa. De lo contrario, la satisfacción del equipo de trabajo, la estabilidad financiera e incluso la reputación de la empresa podría verse en entredicho.
Ahora, como profesionales de los Recursos Humanos, sabemos que esta gestión puede ser todo un desafío. Al manejar la nómina, son muchos los detalles en los que debemos de poner atención, ya que no sólo hablamos del pago de los salarios; existen múltiples variables como las prestaciones laborales, el cálculo de impuestos y cotizaciones, las deducciones de préstamos o días no laborados o bien, el pago de horas extras. Y estos son sólo algunos de los elementos en los que podríamos cometer un error, por lo que nuestro sistema de gestión debe de estar plenamente optimizado.
En People Cloud buscamos ofrecerte siempre el mejor contenido relacionado con los Recursos Humanos, por lo que, en esta ocasión, hablaremos de los principales errores que se pueden cometer al gestionar la nómina en una PyME. De igual modo, te invitamos a conocer nuestro portal, en el cuál, contamos con múltiples recursos para la gestión de recursos humanos, incluyendo un servicio de maquila de nómina que seguramente se adaptará a las necesidades de tu organización.
Los errores más comunes en la gestión de nómina en una PyME
Falta de conocimiento y actualización en la normativa laboral:
Información es poder. El estudio y la capacitación continua es la mejor herramienta de la que podremos disponer para mitigar el riesgo de un posible error. El no conocer un cambio en la legislación, puede propiciar que cometamos un error por simple desconocimiento, y, en el ámbito laboral, la Ley Federal del Trabajo se actualiza de forma constante, por lo que tenemos la obligación de mantenernos vigentes al respecto. Esto toma especial importancia en una PyME, ya que, por lo general, la nómina es gestionada por una persona y no por un gran departamento como en las empresas transnacionales. Si este es tu caso, recuerda siempre dedicar un tiempo a estudiar e informarte de cualquier actualización en la industria.
Falta de puntualidad:
Como ya hemos dicho en artículos anteriores, para cualquier empresa, la máxima prioridad deberá de ser siempre el pago de la nómina el día pactado, sin pretexto alguno. Sabemos que las PyME’s son más propensas a enfrentar dificultades económicas, ya que, en su mayoría, son empresas relativamente jóvenes que están luchando por consolidarse y hacerse un lugar en la industria. Sin embargo, los empleados no tienen la culpa de esto; ellos hacen su trabajo de la mejor manera posible y su participación es clave en el éxito de la organización. Cualquier retraso en su remuneración les generará problemas a nivel personal, y por lo mismo una molestia y una desmotivación que tendrá repercusiones negativas para la empresa.
Errores de cálculo:
Cuando sólo hay una persona de recursos humanos al interior de una empresa, la posibilidad de algún error humano al momento de calcular la nómina se incrementa de forma exponencial. Nadie está exento de cometer un error, y en una actividad como esta, que nos exige una consistencia y una precisión total, debemos de estar 100% concentrados al momento de calcular los impuestos, las deducciones, las prestaciones laborales y en general, todos los detalles involucrados en la nómina de una PyME. Recurrir a un sistema externo de maquila de nómina podría ser una buena solución.
Mal manejo de la confidencialidad:
Las personas encargadas de gestionar la nómina al interior de una PyME, tienen acceso a información privada y absolutamente confidencial de todos los miembros de la organización. Y no nos referimos exclusivamente a los datos de contacto; existe información particularmente sensible la cuál es fundamental tratar con absoluta privacidad. Algunos ejemplos son el sueldo percibido, temas relativos a préstamos o adelantos de nómina, información bancaria, número de seguridad social, fondos de ahorro para el retiro y muchos otros. Está de más decir que los especialistas en recursos humanos tienen la obligación de manejar toda esta información con absoluta responsabilidad y discreción, ya que alguna filtración podría generar no sólo la molestia de los trabajadores, sino que también podría tener repercusiones legales y multas para la empresa.
Confusiones respecto al estatus de los colaboradores:
Otro error común es gestionar la nómina de todos los empleados de una PyME de la misma manera, sin importar cuál sea su estatus al interior de la misma. Cada empleado de forma independiente puede tener un estatus distinto, y el cálculo de los impuestos, así como el manejo de las prestaciones variará dependiendo de si está contratado de tiempo completo por la organización o bien, si se trata de un colaborador temporal o incluso de un colaborador externo. Tener absoluto control de estas variaciones es una más de las consideraciones que los profesionales de los recursos humanos debemos de tener en cuenta.
No tener un registro preciso:
Al final, la mayoría de los errores en los que podemos incurrir se pueden prevenir con un principio central: Debemos tener un registro perfecto de todo lo referente a la gestión de la nómina. Comenzando por lo más obvio, debemos de tener perfectamente reflejados los salarios y las deducciones correspondientes a cada colaborador, ya que esta es la base de una correcta gestión. Posteriormente, todas y cada una de las prestaciones deben de estar asentadas, tanto las que nos marca la ley como las que la PyME decida dar de forma adicional. Un error al respecto puede generar situaciones que van desde la incomodidad de un empleado hasta potenciales multas y problemas legales en casos extremos. Finalmente, también debemos de tener registro de todas las excepciones o eventualidades particulares que surjan de forma individual con cada colaborador. Estas pueden incluir, por ejemplo, préstamos a cuenta de nómina, deducciones por faltas no justificadas, pagos adicionales por horas extras o días festivos laborados, bonos de productividad y muchas otras variables. Los especialistas en recursos humanos deberán de tener la capacidad de tener control total al respecto, lo que le evitará muchos problemas futuros.
Conclusión
Sabemos de sobremanera que la correcta gestión de la nómina es la parte medular de nuestras responsabilidades como profesionales de los Recursos Humanos. En el caso particular de una PyME, la mejor manera de minimizar el riesgo de cometer errores es mediante la actualización constante de nuestros conocimientos. A medida que nos mantengamos permanentemente capacitados, dispondremos de más y mejores herramientas para llevar a cabo nuestras funciones de la mejor manera posible.
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